Co zawiera studium wykonalności i kiedy instytucja wymaga go do wniosku o dotację?

Co oznacza studium wykonalności i do czego służy we wniosku?

Studium wykonalności to ocena i analiza potencjału projektu, która ma wesprzeć decyzję o jego realizacji. Według unijnego rozporządzenia o wyłączeniach grupowych (GBER) obejmuje ona określenie mocnych i słabych stron projektu oraz możliwości i zagrożeń z nim związanych, zasobów niezbędnych do realizacji projektu i ocenę szans jego powodzenia.

We wniosku o dotację ten sam dokument służy instytucji do oceny projektu. Na jego podstawie oceniający sprawdza, czy cele wynikają z rzeczywistych potrzeb, czy budżet się domyka i czy wnioskodawca utrzyma inwestycję po jej zakończeniu.

Wytyczne Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej ujmują to wprost. „Na wnioskodawcy spoczywa obowiązek wykazania, że wybrany przez niego wariant realizacji projektu reprezentuje najlepsze spośród wszelkich możliwych rozwiązań”. Dlatego studium musi porównać możliwe rozwiązania i wykazać, że przyjęte jest najlepsze.

Kiedy robi się studium wykonalności i kto o tym decyduje?

Studium jest wymagane wtedy, gdy przewiduje je dokumentacja programu albo naboru. W funduszach europejskich wymóg wpisuje do dokumentacji instytucja zarządzająca i to ona określa szczegółowy zakres dokumentu, więc różne priorytety tego samego programu mogą go ustalić inaczej.

Duże znaczenie ma wartość projektu. Wytyczne ministerstwa są skierowane do instytucji programów polityki spójności i nie rekomendują instytucjom zarządzającym stosowania swoich postanowień do projektów, których całkowity koszt kwalifikowalny w momencie złożenia wniosku o dofinansowanie wynosi mniej niż 50 mln PLN.

Dla mniejszych projektów wytyczne zalecają tym instytucjom, aby analizy przybrały formę uproszczoną. Program NFOŚiGW z tabeli jest zgodny z zasadami Funduszu Modernizacyjnego i ma własną instrukcję studium, więc próg z wytycznych dla polityki spójności go nie obejmuje. Nazwa dokumentu bywa w naborach różna, co widać w tabeli.

W programie FEnIKS opracowywaliśmy studia między innymi do projektów sieci elektroenergetycznych oraz wodociągów i kanalizacji, a w programach regionalnych do inwestycji w adaptację do zmian klimatu. Firmy zamawiają u nas takie opracowania regularnie przy wnioskach do NFOŚiGW. Fundusz żąda w nich kompletnego modelu finansowego z oceną, czy projekt się utrzyma. Opracowujemy je również przy projektach badawczo-rozwojowych, kiedy trzeba pokazać, że wykorzystanie rezultatów badań się zwróci.

Studium wykonalności a biznesplan: czym się różnią?

Biznesplan bywa w naborach na projekty inwestycyjne uproszczoną formą studium wykonalności. Treść dokumentu wyznacza instrukcja naboru, niezależnie od tytułu na okładce.

Wytyczne do biznesplanu w naborze FEWM.02.01-IZ.00-005/26 obejmują w znacznej części bloki pełnego studium: definicję celów z analizą interesariuszy, identyfikację projektu z analizą wariantów i popytu, analizę finansową, analizę kosztów i korzyści tam, gdzie dotyczy, oraz część o pomocy publicznej. Osobnej analizy ryzyka i wrażliwości w nich nie ma, są za to części o potencjale wnioskodawcy i zgodności z kryteriami. Częścią tego biznesplanu jest arkusz kalkulacyjny w formacie xlsx.

Dokument w wersji uproszczonej albo biznesplan oddajemy zazwyczaj po 5 do 8 dniach roboczych od zebrania wszystkich informacji. Wersja pełna obejmuje też analizę ekonomiczną i model finansowy.

Od otrzymania kompletu informacji pełne studium przygotowujemy zazwyczaj w 10 do 15 dni roboczych. Przy większej liczbie porównywanych rozwiązań i bardziej rozbudowanych prognozach czas pracy zbliża się do górnej granicy.

Co zawiera studium wykonalności i co sprawdza w nim oceniający?

Studium wykonalności zawiera sześć elementów, których metodykę opisują wytyczne ministerstwa: cele projektu, jego identyfikację, analizę wykonalności, popytu i opcji, analizę finansową wraz z wyliczeniem kwoty dofinansowania, następnie analizę kosztów i korzyści, a na końcu analizę ryzyka i wrażliwości. Pozostałe rozdziały dokłada instytucja w instrukcji naboru.

Analiza opcji nie może zestawiać jednego rozwiązania inwestycyjnego tylko z wariantem bezinwestycyjnym. Wyjątek dotyczy projektów, dla których brak jest technicznego, finansowego i prawnego alternatywnego rozwiązania inwestycyjnego. Załącznik obliczeniowy w formie arkusza kalkulacyjnego według wytycznych „musi umożliwiać weryfikację poprawności dokonanych wyliczeń (odblokowane formuły) oraz zawierać wydzieloną część zawierającą założenia będące podstawą wyliczeń”. Wartości liczbowych, na przykład stawki VAT, nie należy dopisywać ręcznie w formułach.

Instrukcje regionalne dodają własne punkty. Uproszczone studium w podlaskim naborze na infrastrukturę społeczną ma ich 19, od charakterystyki wnioskodawcy po test pomocy publicznej, w tym zgodność z zasadą DNSH, a według wzoru należy unikać nadmiernego rozbudowywania opisów. Zwykle przygotowujemy jeden dokument, zgodny z wymogami konkretnego naboru.

Rozszerzone opracowanie dokładamy, gdy zamawiający o nie prosi, bo wie, że przyda mu się przy odbiorach albo audycie. Przy wniosku gminy do wielkopolskiego programu regionalnego obok skróconego studium do złożenia przygotowaliśmy 60-stronicowe opracowanie z analizami technicznymi i zaleceniami do zamówień, z którego gmina korzystała potem przy przetargu i podczas kontroli.

Jakie są metody oceny projektów inwestycyjnych w studium wykonalności?

Według wytycznych dla projektów z funduszy UE projekt ocenia się metodą zdyskontowanych przepływów pieniężnych w dwóch analizach. Analiza finansowa opiera się na FNPV/C i FRR/C, standardowo przy stopie dyskontowej 4 procent w cenach stałych. W analizie ekonomicznej standardowa społeczna stopa dyskontowa wynosi 3 procent w cenach stałych.

W uzasadnionych przypadkach instytucja zarządzająca może ustalić inną stopę finansową albo dopuścić analizę w cenach bieżących z odpowiednio dostosowaną stopą dyskontową. Sprawdź zasady wskazane w dokumentacji programu lub naboru.

FNPV/C pokazuje różnicę między wpływami i wydatkami z całego okresu analizy po ich przeliczeniu na wspólny moment w czasie. FRR/C to stopa zwrotu, przy której FNPV/C wynosi zero. Zapis /C oznacza ocenę samej inwestycji, bez uwzględnienia sposobu jej finansowania.

ENPV to różnica między korzyściami i kosztami społecznymi po ich przeliczeniu na wspólny moment w czasie. ERR jest ekonomiczną stopą zwrotu. Wskaźnik B/C to stosunek tak przeliczonych korzyści do kosztów.

Projekt, który potrzebuje dotacji, co do zasady powinien mieć przed wkładem z funduszy UE ujemną FNPV/C, a FRR/C niższą od stopy dyskontowej, czyli przyszłe przychody nie pokryją jego kosztów.

Odstępstwo od tej zasady może wynikać ze specyfiki projektu, na przykład z wysokiego ryzyka innowacji albo z pomocy publicznej. Wytyczne wskazują, że w projektach dotyczących podniesienia efektywności energetycznej budynków nieujemna wartość FNPV może wynikać z tego, że projekt generuje oszczędności kosztów operacyjnych. Taka sytuacja może stanowić uzasadnienie dla dofinansowania.

Rachunek bez dotacji dał w jednym z naszych projektów dodatnią NPV, więc oceniający podważyli potrzebę wsparcia. Prognozę zapotrzebowania i wydatków na eksploatację sprowadziliśmy do wartości, które wynikały z dokumentacji projektu. Po tej korekcie okazało się, że bez dotacji projekt nie utrzymałby się finansowo.

Analiza ekonomiczna dotyczy z kolei korzyści społecznych: ENPV ma być większa od zera, ERR wyższa od stopy dyskontowej, a B/C większa od jedności. Trwałość finansowa oznacza, że saldo niezdyskontowanych skumulowanych przepływów projektu, razem z dofinansowaniem, jest większe od zera albo równe zeru w każdym roku analizy.

Gminom i firmom najwięcej kłopotu sprawia podanie rzetelnych wydatków na eksploatację w latach po inwestycji i przewidywanego zapotrzebowania, policzonego z rzeczywistych liczb. Przy naborze na infrastrukturę wodną zabrakło w analizie finansowej kosztów energii i serwisu urządzeń. Skończyło się wezwaniem do uzupełnienia i niższą oceną trwałości finansowej. Po dopisaniu brakujących kosztów wskaźniki się zgadzały, ale utraconych punktów za zgodność dokumentów nie dało się odzyskać.

Jak przygotować studium wykonalności: kolejne kroki

Przygotowanie zaczyna się od instrukcji naboru, koncepcji technicznej i szacunkowego kosztorysu, a kończy porównaniem liczb w studium, arkuszu i wniosku. Pracę nad dokumentem radzę zacząć najpóźniej 6 do 8 tygodni przed zamknięciem naboru.

1. Instrukcja naboru: nazwę dokumentu, wzór, arkusz i wymagane wskaźniki podają regulamin i jego załączniki.
2. Koncepcja techniczna i szacunkowy kosztorys: bez nich nie da się porównać wariantów ani policzyć nakładów. Dokumentację techniczną i kosztorys sporządza projektant; przy wnioskach samorządów może to być projektant wybrany przez gminę albo współpracujący z nami.
3. Dane od gminy albo firmy: dla samorządu między innymi uchwała budżetowa, sprawozdania budżetowe Rb, bilans i wieloletnia prognoza finansowa, a dla każdego wnioskodawcy koszty utrzymania po projekcie i dane o popycie.
4. Warianty z kosztami eksploatacji: każdy wariant powinien uwzględniać oprócz nakładów także energię, serwis i utrzymanie w całym okresie analizy.
5. Jeden zestaw danych wejściowych: wytyczne każą przeprowadzać analizę ekonomiczną w drodze skorygowania wyników analizy finansowej, dlatego obie, podobnie jak analiza wrażliwości, powinny się opierać na tych danych.
6. Spójność z wnioskiem: te same koszty, wskaźniki i harmonogram powinny stać w studium, we wniosku o dofinansowanie i w pozostałych załącznikach.

Na dokumenty projektowe i liczby finansowe od klienta czekamy przeważnie od 2 do 4 tygodni, jeśli w gminie albo przedsiębiorstwie jedna osoba pilnuje kompletowania materiałów. Czas naszej pracy nad studium biegnie od chwili, gdy te dane są kompletne.

Z ubieganiem się o dotację radzę poczekać na decyzję środowiskową, a zakres prac powinien być już zamknięty. Bez tego dokument pisany w pośpiechu nie obroni się w ocenie.

Gdy dotacja na inwestycję jest pomocą publiczną, zamówienie studium do tej inwestycji jeszcze przed wnioskiem nie podważa efektu zachęty. GBER nie uznaje za rozpoczęcie prac zakupu gruntów ani prac przygotowawczych, takich jak uzyskanie zezwoleń i przeprowadzenie studiów wykonalności.

Ile kosztuje przygotowanie studium wykonalności i czy można je rozliczyć w projekcie?

Cena dokumentu zależy od tego, jakie analizy przewiduje regulamin naboru, ile rozwiązań trzeba porównać i czy potrzebny jest model finansowy, a także od tego, czy opracowanie ma się przydać również po złożeniu wniosku, przy realizacji. Dlatego wycenę przygotowujemy po rozmowie o projekcie.

Można zamówić u nas wyłącznie studium, ale zwykle robimy je razem z wnioskiem, bo jeden zespół pilnuje wtedy, żeby liczby w obu dokumentach się zgadzały.

Czy wydatek na studium wejdzie do kosztów projektu, zależy od regulaminu konkretnego naboru. W naborze FELD.01.02-IP.02-001/26 na inwestycje przedsiębiorstw w badania i innowacje przygotowanie projektu obejmowało opracowanie lub aktualizację dokumentacji, na przykład studium wykonalności, a koszty związane z przygotowaniem projektu były finansowane w ramach pomocy de minimis.

Według regulaminu tego naboru przed zatwierdzeniem wniosku i zawarciem umowy wnioskodawca wydaje środki na własną, wyłączną odpowiedzialność. Gdy projekt nie otrzyma dofinansowania, uprzednio poniesione wydatki nie będą mogły zostać zrefundowane.

Osobną drogą jest dotacja na samo przygotowanie dokumentacji, taka jak zapowiedziany konkurs Funduszy EOG na studia wykonalności i dokumentację projektów wychwytu CO₂. Studium jest wtedy przedmiotem projektu, który finansuje dotacja.

Pytania o studium wykonalności i trwałość projektu