Rozliczanie dotacji unijnych: przejmiemy projekt firmy, samorządu albo podmiotu leczniczego
Jako firma doradcza przejmujemy rozliczanie dotacji unijnych po podpisaniu umowy o dofinansowanie: przygotowujemy wnioski o płatność i dokumenty zakupów, zgłaszamy zmiany w projekcie i odpowiadamy na wezwania instytucji.
Rozliczamy projekty unijne firm, jednostek samorządu terytorialnego i podmiotów leczniczych, także z Krajowego Planu Odbudowy. Można zlecić nam cały projekt do końca okresu trwałości, także przygotowany przez inną firmę, albo jedno zadanie, na przykład wniosek o płatność końcową.
Co obejmuje rozliczanie dotacji unijnych?
Wnioski o płatność
Przygotowujemy wnioski o płatność na podstawie faktur, dowodów zapłaty i dokumentów zakupów oraz pilnujemy terminów z harmonogramu płatności.
Zakupy według zasady konkurencyjności
W projektach rozliczanych według zasady konkurencyjności przygotowujemy notatkę z szacowania wartości zamówienia, zapytanie ofertowe w Bazie Konkurencyjności i protokół wyboru wykonawcy, zanim beneficjent podpisze umowę z dostawcą.
Zmiany w projekcie i aneksy
Zgłaszamy instytucji zmiany w harmonogramie lub budżecie projektu i przygotowujemy dokumenty do aneksu umowy o dofinansowanie.
Wezwania i wyjaśnienia
Prowadzimy korespondencję z instytucją i odpowiadamy na wezwania dotyczące wydatków aż do zakończenia weryfikacji rozliczenia końcowego.
Wskaźniki projektu
Monitorujemy wskaźniki zapisane w umowie o dofinansowanie, żeby kolejne wnioski o płatność pokazywały postęp projektu.
Kontrola i okres trwałości
Przygotowujemy dokumentację do kontroli i do przechowywania przez okres trwałości. Zakres i wynagrodzenie za obsługę w tym okresie ustalamy odrębnie.
Jakie projekty unijne rozliczaliśmy?
Rozliczaliśmy kilkaset projektów finansowanych z dotacji UE i z programów krajowych, między innymi:
- projekty z Krajowego Planu Odbudowy (KPO) w gastronomii i turystyce (HoReCa), przetwórstwie, centrach dystrybucyjnych i magazynowaniu, w tym projekt modernizacji przetwórni warzyw w Pawłówku z ponad 40 pozycjami inwestycyjnymi,
- wnioski o płatność w grantach FEnIKS dla przychodni podstawowej opieki zdrowotnej,
- granty Dostępność Plus dla ambulatoryjnej opieki specjalistycznej,
- projekty z regionalnych działań „Zdrowy pracownik” i z dofinansowania ZUS na poprawę bezpieczeństwa pracy,
- projekty z Działania 15.1 Funduszy Europejskich dla Wielkopolski na bezpieczeństwo i odporność regionu,
- pożyczkę z Wielkopolskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.
Czy przejmujemy rozliczenie po innej firmie?
Tak. Przejmujemy rozliczenie także wtedy, gdy wniosek przygotowała inna firma. Przed przyjęciem zlecenia sprawdzamy wniosek, umowę o dofinansowanie, dokumentację realizacji i terminy, żeby od razu wskazać braki w dokumentach.
Jak wygląda współpraca przy rozliczeniu projektu?
Rozmowa
Poznajemy umowę, etap projektu i najbliższy termin wniosku o płatność.
Przegląd
Sprawdzamy wniosek, harmonogram płatności i dokumenty dotychczasowych zakupów.
Oferta
Określamy zadania, terminy, materiały potrzebne od klienta i wynagrodzenie.
Rozliczenie bieżące
Przygotowujemy kolejne wnioski o płatność i prowadzimy korespondencję z instytucją.
Zamknięcie projektu
Przygotowujemy wniosek o płatność końcową i odpowiadamy na wezwania do zakończenia jego weryfikacji.
Okres trwałości
Po zakończeniu projektu, w zakresie ustalonym odrębnie, przygotowujemy dokumenty do kontroli w okresie trwałości.
Co sprawdzamy w dokumentach do rozliczenia?
Do pierwszej rozmowy wystarczy kilka słów o projekcie. Później przeglądamy dokumenty klienta pod jednym kątem: czy instytucja bez wątpliwości powiąże każdy wydatek z projektem. Listę dokumentów ustalamy z umową i regulaminem naboru, bo projekty z KPO i z programów Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa mają własne systemy i wzory.
Faktury i przelewy
Sprawdzamy, czy kwoty na fakturach, korektach i potwierdzeniach płatności się zgadzają, a tytuł przelewu prowadzi do faktury końcowej, a nie do pro formy, której brakuje w dokumentach.
Wybór dostawcy
Porównujemy zapytanie ofertowe, oferty i protokół wyboru z tym, co kupiono, i sprawdzamy, czy opis zamówienia nie był ustawiony pod jedną markę albo jednego dostawcę.
Dostawy i odbiory
Ustalamy, co faktycznie dotarło, porównujemy numery seryjne urządzeń z fakturą i protokołami odbioru i pilnujemy dostaw, których jeszcze brakuje.
Parametry i budżet
Zestawiamy parametry kupionego sprzętu i jego ceny z wnioskiem i budżetem; gdy się różnią, przygotowujemy zgłoszenie zmiany albo przesunięcia środków do uzgodnienia z instytucją.
Księgi i środki trwałe
Razem z księgowością sprawdzamy, czy wydatki projektu da się wyodrębnić w księgach, a inwestycja ma wpis w ewidencji środków trwałych, także gdy budynek należy do wspólnika.
Oświadczenia i wskaźniki
Sprawdzamy, czy projekt nie wymaga dodatkowych oświadczeń o wykorzystaniu inwestycji i czy dokumenty pokazują postęp wskaźników zapisanych w umowie.
Jakie są najczęstsze błędy przy rozliczaniu dotacji?
Większość problemów przy rozliczeniu bierze się z rozbieżności między tym, co zapisano we wniosku i umowie, a tym, co faktycznie dzieje się w projekcie. W firmach bez osoby od rozliczeń najczęściej dotyczą ewidencji księgowej i dokumentacji czasu pracy; zakupy, zmiany parametrów i wskaźniki pokazujemy dalej na przykładach z naszej pracy.
Wydatek bez pełnej ścieżki dokumentów
Potrzebny i zapłacony wydatek też może odpaść, gdy nie da się go powiązać z projektem. Typowe braki to faktura bez opisu projektu, wystawiona na inny podmiot albo poza okresem kwalifikowalności, zapłata z rachunku innego niż wskazany w umowie, brak protokołu odbioru oraz różne kwoty w umowie, na fakturze i w księgach.
Koszty projektu wśród kosztów firmy
Jeśli wydatki projektu giną w księgach wśród zwykłych kosztów firmy, instytucja nie odtworzy, które z nich sfinansowała dotacja. Porządkowanie ewidencji wstecz rzadko przechodzi weryfikację, dlatego warto ją założyć przed pierwszym kosztem.
Koszt poza zakresem albo terminem
Instytucja kwestionuje wydatki sprzed początku albo po końcu okresu kwalifikowalności, zakupy w innej konfiguracji niż opisana we wniosku, koszty bez związku z celem projektu i ceny wyraźnie wyższe od rynkowych. Jeśli taki wydatek został już wypłacony, trzeba go zwrócić z odsetkami naliczanymi jak od zaległości podatkowych, od dnia wypłaty.
Czas pracy bez rzetelnej ewidencji
W projektach z kosztami personelu, zwłaszcza badawczych, wynagrodzenie odpada, gdy karty czasu pracy są ogólnikowe, wypełniane zbiorczo na koniec okresu albo bez podpisów, a godziny w projekcie nakładają się na inne zadania. Kwestionowane są też składniki wynagrodzenia, których nie przewiduje umowa.
Błędy i opóźnienia we wnioskach o płatność
Wnioski składa się w terminach z umowy, często co najmniej raz na kwartał. Spóźnienie, kwoty niezgodne z fakturami i wyciągami albo brak załączników wydłużają weryfikację i przesuwają wypłatę kolejnej transzy.
Brak oznaczeń projektu
Instytucja sprawdza oznaczenia Funduszy Europejskich na dokumentach, zakupionym sprzęcie, stronie internetowej i w miejscu realizacji. Braki zwykle da się naprawić, ale zaniedbane do końca projektu mogą kosztować część wsparcia.
Co pokazały nasze rozliczenia i kontrole?
Przelew bez powiązania z fakturą
Kwoty na fakturach, korektach i potwierdzeniach płatności często się różnią, a w tytule przelewu stoi numer faktury pro forma albo zamówienia, którego nie dołączono do dokumentacji. Odtwarzamy wtedy historię płatności, zbieramy brakujące dokumenty i wyjaśniamy instytucji rozbieżności.
Zapłacone, ale niedostarczone
Sprzęt przychodzi partiami i mimo zapłaconej faktury części zamówienia nadal brakuje. Ustalamy, co faktycznie dotarło, zbieramy numery seryjne urządzeń i pilnujemy brakujących dostaw, bo faktura i przelew nie dowodzą odbioru całego zakupu.
Środek trwały poza ewidencją
Zakup albo prace są wykonane, a w ewidencji środków trwałych brakuje wpisu albo aktualizacji wartości. Sprawa się komplikuje, gdy budynek należy do wspólnika, a wydatki ponosi spółka; ustalamy wtedy z księgowością sposób ujęcia inwestycji i uzupełniamy dokumenty.
Brakujące oświadczenie
Faktury i przelewy są zebrane, a dokumentacja wciąż jest niepełna, bo projekt wymaga dodatkowych oświadczeń. W jednej sprawie trzeba było potwierdzić, że energia z instalacji posłuży wyłącznie zakładowi objętemu wsparciem; bez tego dokumentu przychodzi kolejne wezwanie do uzupełnienia.
Zaliczka później niż zakupy
Zaliczka potrafi wpłynąć później, niż beneficjent potrzebuje środków na zaplanowane zakupy. Sprawdzamy wtedy, czy może przejściowo zapłacić z własnych środków, i uzgadniamy zmiany w dokumentacji, na przykład przejście z zaliczki na refundację albo przesunięcie finansowania na kolejny kwartał.
Zakup bez rzeczywistej konkurencji
Bywa, że zakup zrobiono bez wymaganej procedury wyboru wykonawcy albo z błędami w jej toku: z marką wpisaną do zapytania albo z parametrami, które spełnia tylko jeden dostawca, choć projekt tego nie wymaga. Przy rozliczeniu liczy się wtedy nie tylko faktura i zapłata, ale też to, jak wybór przeprowadzono i udokumentowano.
Ceny wyższe niż w budżecie
Od złożenia wniosku do zakupów ceny się zmieniają i po zebraniu ofert na część pozycji brakuje środków albo dochodzi osprzęt. Nawet przy oszczędnościach na innych pozycjach trzeba uzgodnić ich przesunięcie, przygotować zmianę budżetu i wykazać, że projekt zachowuje zakres i cel; zmieszczenie się w łącznej kwocie nie wystarcza.
Wskaźniki nie do osiągnięcia
Założenia z wniosku o nowych usługach, zatrudnieniu albo skali działalności okazują się w trakcie realizacji nierealne, bo brakuje ludzi albo zasobów. Zakup sprzętu nie oznacza jeszcze osiągnięcia rezultatów, dlatego radzimy ustalać wskaźniki realistycznie i sprawdzać je na bieżąco, a nie dopiero przy rozliczeniu końcowym.
Wszystko na ostatnią chwilę
Zakupy i płatności kumulują się pod koniec okresu rozliczeniowego, a trzeba jeszcze odebrać dostawy, zebrać i sprawdzić dokumenty od wykonawców i księgowości. Jedna opóźniona dostawa albo błąd na fakturze wystarczy, żeby zabrakło czasu na kompletne rozliczenie, dlatego w harmonogramie radzimy zaplanować też czas na dokumenty.
Sprzęt o innych parametrach
Zdarza się, że klient kupuje sprzęt o innych parametrach niż we wniosku, a my dowiadujemy się o tym dopiero przy rozliczeniu. Porównujemy wtedy zakup z dokumentacją projektu i ustalamy, czy zmiana wymaga zgody instytucji; lepsze parametry bywają dopuszczalne, gorsze od wymaganych już nie, a zapewnienie, że sprzęt „robi to samo”, nie wystarcza.
Luka w płynności
Przy grantach wypłacanych po rozliczeniu nasi klienci finansowali wydatki kredytem obrotowym albo środkami z bieżącej działalności. W jednym projekcie refundacja wpłynęła 4 miesiące po złożeniu wniosku o płatność i kredyt wyczerpał cały limit firmy. W Centrum Obsługi Przedsiębiorcy w Łodzi na zaliczkę albo refundację czekano zwykle od trzech do pięciu miesięcy. Dlatego przy projektach powyżej kilkuset tysięcy złotych radzimy planować płynność na co najmniej 3-6 miesięcy.
Dokumenty personelu przy kontroli
Przy pierwszej kontroli jednego z projektów firma nie udokumentowała, że przez trzy miesiące pokrywała koszty personelu z własnych środków; sprawdziliśmy wtedy wyciągi bankowe i umowy o pracę.
Kto prowadzi rozliczenie projektu?
Za rozliczenia odpowiadają Michalina Gryska i Dagmara Dopierała. Michalina od 15 lat zajmuje się finansami przedsiębiorstw, pracowała w instytucjach wydatkujących środki UE i prowadzi inwestycje od analizy do rozliczenia. Dagmara, specjalistka ds. funduszy unijnych, przygotowuje analizy finansowe i wnioski oraz rozlicza projekty unijne. Obie obsługują klientów także po angielsku.
Michalina Gryska
Opiekuje się klientami, odpowiada za kontakt z instytucjami i prowadzi dokumentację projektów.
Przeczytaj profil zawodowy
Dagmara Dopierała
Pracuje bezpośrednio z klientami, przygotowuje analizy finansowe i wnioski oraz rozlicza projekty unijne.
Przeczytaj profil zawodowyIle kosztuje rozliczanie projektów unijnych?
Cenę rozliczenia projektu unijnego ustalamy przed zleceniem, gdy znamy program, zakres dokumentacji i czas trwania projektu. Najpierw rozmawiamy o projekcie i wstępnie go analizujemy. Za ten etap nie pobieramy wynagrodzenia.
Pytania o rozliczanie dotacji unijnych
Czy rozliczenie dotacji to to samo co jej księgowanie?
Nie. Rozliczenie wobec instytucji obejmuje wnioski o płatność, dokumenty zakupów i informacje o postępie projektu. Ujęcie dotacji w księgach rachunkowych i w podatkach prowadzi księgowość firmy, urzędu albo placówki.
Czy rozliczacie projekty unijne w jednostkach budżetowych?
Tak. Rozliczamy projekty gmin, powiatów i ich jednostek budżetowych: przygotowujemy wnioski o płatność, prowadzimy korespondencję z instytucją i przygotowujemy dokumenty do kontroli.
Czy możemy zlecić tylko jeden wniosek o płatność?
Tak. Można zlecić pojedyncze zadanie, na przykład jeden wniosek o płatność albo odpowiedź na wezwanie. Przed przyjęciem zlecenia sprawdzamy umowę, dotychczasowe rozliczenia i terminy. Kto składa wniosek w systemie CST2021 samodzielnie, znajdzie jego opis w naszym poradniku o rozliczeniu dotacji unijnej i wniosku o płatność.
Czy gwarantujecie wypłatę dotacji po rozliczeniu?
Nie. O wypłacie decyduje instytucja po weryfikacji wniosku o płatność. Odpowiadamy za własną pracę: wnioski i dokumenty przygotowane na czas oraz odpowiedzi na wezwania złożone w terminie wyznaczonym przez instytucję.
Zapraszamy do kontaktu w sprawie rozliczenia dotacji unijnej
Odpowiadamy najpóźniej następnego dnia roboczego. Pierwsza konsultacja jest bezpłatna.
Michalina Gryskaekspertka mdotacje.pl