Zasada konkurencyjności w projekcie unijnym: jak wybrać wykonawcę?

Kiedy zakup podlega zasadzie konkurencyjności?

Jeżeli projekt podlega Wytycznym dotyczącym kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027, zasadę konkurencyjności stosujesz do zamówień o wartości powyżej 80 000 zł netto. Zamówienie o wartości dokładnie 80 000 zł netto nie przekracza progu wymagającego zastosowania tej zasady.

Sprawdź też wyłączenia zapisane w wytycznych: obejmują one między innymi zamówienia udzielane na podstawie Prawa zamówień publicznych oraz wydatki rozliczane metodami uproszczonymi.

Wyceny zebrane przed złożeniem wniosku o dofinansowanie służą do oszacowania budżetu zakupu. Wybór wykonawcy wymaga osobnego postępowania: jeżeli zakup podlega zasadzie konkurencyjności, musisz opublikować zapytanie ofertowe, ocenić otrzymane oferty według ogłoszonych kryteriów i opisać wybór w protokole. Trzy wyceny zebrane wcześniej do budżetu nie zastąpią żadnej z tych czynności.

Procedura ma zapewnić każdemu potencjalnemu wykonawcy dostęp do tego samego opisu zamówienia i takich samych zasad oceny.

Które zakupy trzeba policzyć razem?

Kwotę 80 000 zł netto porównujesz z wartością całego zamówienia, czyli z łączną kwotą wszystkich zakupów, które tworzą jedno zamówienie. Ustal więc, które planowane zakupy tworzą jedno zamówienie, i oblicz pełną kwotę bez podatku od towarów i usług (VAT), którą przewidujesz zapłacić wykonawcy. Zapisz źródła cen i sposób obliczenia wartości. Pomocny będzie przykład szacowania wartości zamówienia wraz z edytowalnym wzorem notatki.

Zakupy tworzą jedno zamówienie, gdy spełniają łącznie trzy warunki: są tego samego rodzaju lub służą tej samej funkcji, można ich udzielić w tym samym czasie i może je wykonać jeden wykonawca.

Przy dostawach podobne produkty również mogą spełniać warunek tego samego rodzaju lub tej samej funkcji. Podział na kilka faktur albo osobnych zleceń nie zmienia tej oceny.

Zamówienie możesz podzielić na części ze względów organizacyjnych lub gospodarczych, ale próg porównujesz z sumą wartości wszystkich części. Gdy suma przekracza 80 000 zł netto, a żadne wyłączenie nie ma zastosowania, każdą część zamawiasz zgodnie z zasadą konkurencyjności. Podział zamówienia nie może służyć obniżeniu jego wartości poniżej progu.

Co obowiązuje przy zakupie do 80 000 zł netto?

Do zamówienia o wartości do 80 000 zł netto nie stosujesz zasady konkurencyjności na podstawie tych wytycznych. Nadal musisz wykazać, że wydatek był potrzebny w projekcie, a jego wysokość jest racjonalna w stosunku do zakresu zamówienia.

Sposób dokumentowania sprawdź w umowie o dofinansowanie i dokumentach programu. Umowa i dokumenty programu mogą wymagać na przykład porównania ofert obejmujących ten sam zakres. Same wytyczne nie nakazują jednak zbierania trzech ofert przy każdym zakupie poniżej progu.

Jak przygotować zapytanie przed publikacją?

Jak opisać zamówienie, aby wykonawcy wycenili ten sam zakres?

Najpierw opisz, jaki rezultat chcesz uzyskać i co dokładnie ma obejmować cena.

Przy dostawie urządzenia cena może obejmować wyposażenie, transport, montaż, uruchomienie i szkolenie. Przy usłudze określ zadania, oczekiwane rezultaty, sposób ich odbioru oraz okres realizacji. Przy robotach budowlanych wskaż zakres prac i dokumentację, na podstawie której wykonawcy mają przygotować oferty.

Podaj też kody ze Wspólnego Słownika Zamówień (CPV), które odpowiadają przedmiotowi zamówienia. Po przeczytaniu opisu wykonawca powinien wiedzieć, co ma dostarczyć lub wykonać, jaki rezultat ma osiągnąć, w jakim terminie oraz które koszty musi uwzględnić w cenie.

Do opisu zamówienia dodaj pozostałe warunki postępowania:

• Podaj termin wykonania zamówienia oraz termin i sposób złożenia oferty.
• Jeżeli stawiasz wykonawcom warunki udziału, ogranicz je do wymagań potrzebnych do wykonania zamówienia. Napisz również, na podstawie jakich dokumentów sprawdzisz ich spełnienie.
• Wymień kryteria oceny ofert, przypisz im wagi i pokaż sposób obliczania punktów. Z wag powinno wynikać, jak mocno każde kryterium wpływa na końcowy wynik.
• Dodaj informację o zakazie konfliktu interesów.
• Jeżeli przewidujesz możliwość istotnej zmiany umowy, opisz jej zakres i warunki. Przy zamówieniu podzielonym na części oraz przy ofertach częściowych lub wariantowych opisz również zasady ich składania i oceny.

Przed publikacją porównaj zapytanie z pełną listą wymaganych informacji w wytycznych (sekcja 3.2.3 pkt 6). Braki uzupełnisz łatwo teraz; po publikacji każdą zmianę musisz ogłosić wykonawcom, a czasem także przedłużyć termin składania ofert.

Jak ustalić wymagania i kryteria jakości?

Wymagania techniczne i jakościowe powinny wynikać z potrzeb projektu i nie mogą bez uzasadnienia ograniczać konkurencji.

Nazwę konkretnego produktu, producenta lub rozwiązania możesz wskazać tylko wtedy, gdy nie da się opisać przedmiotu zamówienia wystarczająco precyzyjnie w inny sposób. W takim przypadku dodaj słowa „lub równoważne” i od razu określ cechy, po których rozpoznasz rozwiązanie równoważne. Wykonawca musi móc samodzielnie sprawdzić, czy jego oferta spełnia wymagania.

Kryteria oceny musisz opisać równie precyzyjnie jak przedmiot zamówienia. Hasło „cena i jakość” nie mówi wykonawcy, za co otrzyma punkty, więc nazwij oceniane cechy lub rezultaty. Jeżeli punktujesz termin realizacji, opisz sposób jego oceny przed publikacją zapytania. Po otwarciu ofert stosujesz dokładnie te kryteria, które poznali wykonawcy.

Kryteria muszą dotyczyć przedmiotu zamówienia, dlatego nie wolno punktować ogólnej wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej wykonawcy ani doświadczenia jego firmy. Możesz oceniać kwalifikacje i doświadczenie osób, które wykonawca wyznaczy do realizacji zamówienia, jeśli praca tych osób może znacząco wpłynąć na jakość wykonania.

Jak rozpoznać rynek przed publikacją zapytania?

Przed publikacją zapytania możesz zbierać od potencjalnych wykonawców informacje potrzebne do oszacowania wartości i przygotowania opisu zamówienia. Kontakt z jednym z wykonawców nie może dawać mu przewagi w późniejszym postępowaniu.

Jak sprawdzić powiązania i konflikt interesów?

Przy zakupie objętym zasadą konkurencyjności musisz sprawdzić, czy osoby przygotowujące lub prowadzące postępowanie mają interes prywatny, który może podważyć ich bezstronność. Wykryty konflikt usuń i opisz w dokumentacji razem z podjętymi działaniami. Obowiązek zapobiegania konfliktom interesów trwa także podczas wykonywania zamówienia.

Przy zamówieniach do 80 000 zł netto wytyczne nie ustanawiają odrębnej procedury sprawdzania konfliktu interesów, ale obowiązek jego unikania nadal Cię dotyczy.

Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej (MFiPR) w stanowisku z 25 sierpnia 2026 roku wskazuje, że obowiązek zapobiegania, wykrywania i eliminowania konfliktów interesów wynika również z prawa krajowego, prawa unijnego oraz umowy o dofinansowanie. Dlatego przed zakupem sprawdź wymagania programu i umowy oraz udokumentuj, jak sprawdziłeś, czy konflikt nie występuje.

Wojewódzki Urząd Pracy w Łodzi (WUP) wymaga takiej weryfikacji we wszystkich postępowaniach w projektach współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS+), również poniżej progu.

Sprawdź więc także komunikaty instytucji odpowiedzialnej za Twój projekt. Pozostałe zasady opisujemy w poradniku o kwalifikowalności wydatków w projektach unijnych.

Oddzielnie sprawdź powiązania osobowe i kapitałowe. Do takich powiązań należą między innymi relacje rodzinne, udziały w spółce wykonawcy lub pełnienie funkcji w jej zarządzie. Pełną listę powiązań osobowych i kapitałowych określają wytyczne.

Jeżeli korzystasz z dofinansowania i nie jesteś zamawiającym w rozumieniu Pzp, co do zasady nie możesz udzielić zamówienia powiązanemu wykonawcy. Wyjątki dotyczą zamówień sektorowych oraz przypadków wymienionych w sekcji 3.2.1 pkt 2 lit. i wytycznych.

Każda osoba, która przygotowuje postępowanie, prowadzi je lub może wpłynąć na wynik, odpowiada za zachowanie bezstronności. Osoba ta składa oświadczenie o braku powiązań z wykonawcami albo wskazuje powiązanie, które nie zagraża jej bezstronności. Oświadczenie musi mieć formę pisemną z własnoręcznym podpisem lub formę elektroniczną z kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Gdzie opublikować zapytanie i ile czasu dać na oferty?

Zapytanie publikujesz w Bazie Konkurencyjności (BK2021). Wykonawcy składają oferty przez Bazę, a przed upływem terminu służy ona również do wymiany pytań, odpowiedzi, dokumentów i oświadczeń. Inny sposób komunikacji możesz zastosować wyłącznie w sytuacjach i zakresie określonych w wytycznych.

Najkrótszy dopuszczalny termin składania ofert zależy od rodzaju i wartości zamówienia i musisz go uwzględnić w harmonogramie zakupu. Jeżeli zamówienie jest skomplikowane, minimalny termin może nie wystarczyć do przygotowania rzetelnej oferty. Wytyczne wymagają więc, aby przy ustalaniu terminu uwzględnić złożoność zamówienia i czas potrzebny wykonawcom. Minimalne terminy wynoszą:

Progi podane w euro przeliczasz na złote według średniego kursu, który Prezes Urzędu Zamówień Publicznych ogłasza do przeliczania wartości zamówień.

Pierwszym dniem terminu jest dzień następujący po publikacji zapytania. Jeżeli ostatni dzień przypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa w kolejnym dniu, który nie jest sobotą ani dniem wolnym. Tak wynika z art. 115 Kodeksu cywilnego, do którego odsyłają wytyczne. O zachowaniu terminu decyduje data złożenia oferty w BK2021.

Błąd zauważony po publikacji możesz poprawić przed upływem terminu składania ofert. W zapytaniu wskaż, co zmieniłeś. Jeżeli zmiana wpływa na przygotowanie ofert, musisz przedłużyć termin o czas potrzebny wykonawcom.

Jak ocenić oferty i wybrać wykonawcę?

Oferty oceniasz dopiero po upływie wyznaczonego terminu. Najpierw sprawdź, czy każda oferta obejmuje cały wymagany zakres i czy wykonawca spełnia warunki udziału, jeśli je postawiłeś. Różnica w cenie może wynikać z pominięcia produktu, usługi, pracy lub innego elementu zamówienia, więc porównanie samych kwot prowadziłoby do błędnego wyniku.

Punkty przyznajesz wyłącznie ofertom zgodnym z zapytaniem. Gdy oferta pomija wymagany element, odrzucasz ją i wskazujesz w protokole konkretne wymaganie, którego nie spełniła.

Jeżeli zapis w ofercie jest niejasny, poproś wykonawcę o wyjaśnienie. Po terminie składania ofert wyjaśnienia i dokumenty potwierdzające spełnienie warunków udziału możesz wymieniać z wykonawcą także poza BK2021. Zachowaj całą korespondencję i stosuj te same zasady wobec każdego wykonawcy.

Wyjaśnienie nie może prowadzić do zmiany treści oferty, na przykład do dodania obowiązkowego wyposażenia, którego wykonawca wcześniej nie zaoferował. Granicę dopuszczalnych wyjaśnień opisuje materiał Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej dotyczący komunikacji w postępowaniu.

Czy możesz zawrzeć umowę, gdy nie wpłynęła żadna prawidłowa oferta?

Tak, pod warunkiem że prawidłowo przeprowadziłeś wcześniejsze postępowanie. Możesz zawrzeć umowę bez ponownego stosowania zasady konkurencyjności, gdy nie wpłynęła żadna oferta, wszystkie oferty podlegały odrzuceniu albo żaden wykonawca nie spełnił warunków udziału. Nie możesz przy tym zmienić pierwotnych warunków zamówienia. Nadal obowiązują Cię wymagania dotyczące powiązań i konfliktu interesów z sekcji 3.2.2 pkt 6–8 wytycznych.

Kiedy droższa oferta wygrywa? Przykład punktacji

Załóżmy, że wybierasz dostawcę maszyny pakującej. W zapytaniu cena odpowiada za 80% punktów, a termin dostawy za 20%. Dostawca A oferuje niższą cenę, natomiast dostawca B dostarczy maszynę szybciej. Oferta C nie obejmuje obowiązkowego systemu podawania, więc odrzucasz ją przed punktacją. To przykład hipotetyczny: kwoty i terminy służą wyłącznie pokazaniu obliczeń, a obowiązek stosowania wcześniej ogłoszonych kryteriów wynika z wytycznych.

Zapytanie określa następujący sposób obliczeń:

• Punkty za cenę obliczasz, dzieląc najniższą cenę spośród ocenianych ofert przez cenę danej oferty, a następnie mnożąc wynik przez 80.
• Punkty za termin obliczasz, dzieląc najkrótszy zaoferowany termin przez termin danej oferty, a następnie mnożąc wynik przez 20.
• Wynik każdego kryterium zaokrąglasz do jednego miejsca po przecinku i dodajesz uzyskane punkty.

Oferta B zdobywa 94,1 pkt, mimo że jej cena jest o 33 000 zł netto wyższa. Dostawa krótsza o sześć tygodni daje jej 7,5 punktu przewagi w kryterium terminu. W kryterium ceny traci 5,9 punktu do oferty A, dlatego po zsumowaniu obu kryteriów nadal wygrywa.

Wygrana oferty B pokazuje, dlaczego wagę terminu musisz ustalić przed publikacją zapytania. Jeżeli wcześniejsze uruchomienie zamawianego urządzenia ma konkretną wartość dla Twojej działalności, termin może być jednym z kryteriów. Po otrzymaniu ofert nie zmieniasz już jego wagi ani sposobu zaokrąglania wyników.

Co zrobić, gdy cena oferty budzi wątpliwości?

Cena kompletnej oferty może budzić wątpliwości, czy wykonawca zdoła zrealizować za tę kwotę całe zamówienie. W takiej sytuacji żądasz od wykonawcy wyjaśnień i dowodów pokazujących, jak obliczył cenę lub koszt.

Wyjaśnień dotyczących rażąco niskiej ceny musisz zażądać również wtedy, gdy cena lub koszt różnią się o ponad 30% od średniej arytmetycznej wszystkich ważnych ofert, których nie odrzucono. Przekroczenie 30% wymaga wyjaśnień, lecz nie powoduje automatycznego odrzucenia oferty.

Oceń wyjaśnienia wraz z przedstawionymi dowodami. Ofertę możesz odrzucić jako rażąco niską tylko wtedy, gdy wykonawca nie uzasadnił podanej ceny lub kosztu. W protokole opisz otrzymane wyjaśnienia, swoją ocenę i przyczynę odrzucenia.

Co musi znaleźć się w protokole z wyboru wykonawcy?

Protokół powinien pozwolić innej osobie odtworzyć całe postępowanie i zrozumieć każdą decyzję. Tabela punktowa pokazuje wynik ocenionych ofert, a powody odrzucenia pozostałych ofert opisujesz osobno.

Protokół sporządzasz pisemnie i udostępniasz wykonawcy, który o niego poprosi. Wytyczne określają następujący minimalny zakres protokołu:

• Wymień wszystkie otrzymane oferty, również odrzucone. Przy każdej podaj nazwę albo imię i nazwisko wykonawcy, jego siedzibę oraz cenę.
• Opisz wykryte konflikty interesów i sposób ich usunięcia albo zapisz, że konfliktów nie stwierdzono.
• Zapisz, czy wykonawcy spełnili warunki udziału, jeżeli zostały postawione. Podaj także wagi kryteriów i punkty przyznane poszczególnym wykonawcom.
• Podaj powody odrzucenia każdej oferty, w tym odrzucenia z powodu rażąco niskiej ceny. Jeżeli nie dopuszczasz ofert na części zamówienia, zapisz również uzasadnienie tej decyzji.
• Wskaż wybranego wykonawcę i uzasadnij wybór. Jeżeli rezygnujesz z udzielenia zamówienia, wyjaśnij przyczynę.
• Wymień osoby, które wykonywały czynności w postępowaniu, i podaj datę sporządzenia protokołu.

Do protokołu dołącz dokumenty użyte do oszacowania wartości, oświadczenia dotyczące konfliktu interesów, zapytanie wraz z dowodami publikacji i późniejszymi zmianami, wszystkie oferty oraz korespondencję z wykonawcami. Jeżeli wartość zamówienia wynika z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie, wytyczne nie wymagają osobnego dokumentu z szacowania jako załącznika do protokołu.

Ułóż dokumenty chronologicznie: od oszacowania wartości i publikacji zapytania, przez pytania wykonawców i złożone oferty, aż po ocenę oraz podpisanie umowy.

Jak ogłosić wynik i zawrzeć umowę z wykonawcą?

Wynik publikujesz w Bazie Konkurencyjności, czyli w tym samym miejscu co zapytanie. Informacja musi zawierać imię i nazwisko albo nazwę wybranego wykonawcy, miejscowość jego siedziby oraz cenę zwycięskiej oferty.

Przed podpisaniem umowy porównaj ją z wybraną ofertą. Zakres dostawy, cena, termin oraz pozostałe zobowiązania wykonawcy powinny być zgodne z wybraną ofertą. Umowę zawierasz w formie pisemnej albo elektronicznej w rozumieniu Kodeksu cywilnego. Forma elektroniczna wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Istotną zmianę umowy możesz wprowadzić tylko wtedy, gdy pozwala na nią jedna z podstaw określonych w wytycznych i spełniasz wszystkie jej warunki. Jedną z dopuszczalnych podstaw jest zmiana przewidziana już w zapytaniu, jeżeli zapytanie jasno określa jej zakres, charakter i okoliczności zastosowania.

Jeżeli zwycięzca odstąpi od podpisania umowy, a wcześniejsze postępowanie przeprowadziłeś prawidłowo, możesz zawrzeć umowę z wykonawcą, którego oferta zajęła kolejne miejsce.

Co zrobić, gdy zakup jest zakończony, a dokumentacja zawiera błąd?

Błąd często wychodzi na jaw dopiero podczas przygotowywania wniosku o płatność, gdy dostawa została już odebrana, usługa wykonana albo roboty zakończone. Zacznij od zebrania zapytania, ofert, korespondencji, protokołu i umowy. Na podstawie istniejących dokumentów odtwórz przebieg wyboru wykonawcy. Jeżeli sporządzasz wyjaśnienie braków, opatrz je bieżącą datą, wskaż w nim dowody i zachowaj wszystkie pierwotne pliki bez zmian.

Takie wyjaśnienie może uporządkować i opisać czynności, które rzeczywiście wykonałeś. Nie zastąpi jednak brakującej publikacji zapytania, oceny ofert ani innego pominiętego etapu.

Skontaktuj się z instytucją będącą stroną Twojej umowy o dofinansowanie i przedstaw jej błąd wraz z dokumentami. Ta instytucja oceni, czy doszło do nieprawidłowości i jaki wpływ miała ona na środki unijne, według tych samych zasad niezależnie od tego, czy błąd zgłosiłeś sam.

Skutki dla rozliczenia zależą od tego, kiedy wykryjesz błąd. Przed złożeniem wniosku o płatność ustal z instytucją, jaką kwotę wydatku możesz w nim wykazać.

Jeżeli złożyłeś już wniosek zawierający nieprawidłowy wydatek, ale instytucja jeszcze go nie zatwierdziła, pomniejszy wydatki kwalifikowalne ujęte we wniosku. Jeżeli instytucja stwierdzi nieprawidłowość po zatwierdzeniu wniosku, nałoży korektę finansową zgodnie z art. 26 ustawy o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich.

Po pomniejszeniu wydatków lub nałożeniu korekty finansowej z dotacji rozliczysz mniejszą część kosztów zakupu. Kwota pomniejszenia lub korekty zależy od rodzaju naruszenia oraz jego rzeczywistego lub możliwego wpływu na budżet Unii Europejskiej. Instytucja oblicza ją dla konkretnego postępowania według zasad korygowania nieprawidłowości.

Kompletowanie dokumentów zakupowych jest częścią przygotowania wniosku o płatność i rozliczenia dotacji. Jeżeli potrzebujesz pomocy, w formularzu opisz zakup, wskaż etap rozliczenia i wymień brakujące dokumenty.