Przygotowujemy wnioski o dotacje unijne dla gmin i powiatów
Jako firma doradcza z Poznania piszemy dla gmin, powiatów, ich jednostek organizacyjnych i spółek komunalnych wnioski w programach Funduszy Europejskich i NFOŚiGW, odpowiadamy na wezwania w ocenie i rozliczamy projekty. Jednostka może zlecić cały proces, jeden z tych etapów albo przejęcie projektu przygotowanego przez inną firmę.
Zakres współpracy przy dotacji
Pracownik odpowiedzialny za projekt potrzebuje dokumentów od kilku osób i komórek urzędu. Ustalamy podział zadań i terminy przekazania materiałów, aby przygotować wniosek lub rozliczenie na czas.
Pozyskanie dotacji
Przygotowujemy wniosek, budżet, harmonogram, wskaźniki i wymagane analizy. Wprowadzamy dane do systemu i przekazujemy wniosek do zatwierdzenia uprawnionym przedstawicielom jednostki. Po złożeniu prowadzimy korespondencję podczas oceny, w tym uzupełnienia i wyjaśnienia.
Obsługa i rozliczenie projektu
Przygotowujemy wnioski o płatność i opisy dokumentów księgowych na podstawie materiałów jednostki. Zgłaszamy uzgodnione zmiany, monitorujemy wskaźniki i kompletujemy dokumentację do kontroli. Prowadzimy korespondencję z instytucją i pilnujemy terminów odpowiedzi. Zakres i wynagrodzenie za obsługę postępowań zakupowych ustalamy oddzielnie.
Cały proces
Jednostka zleca jednej firmie przygotowanie i obsługę wniosku oraz późniejsze prowadzenie i rozliczenie projektu. Już na początku ustalamy zakres i wynagrodzenie za obie części współpracy.
Przejęcie projektu lub pojedyncze zadanie
Możemy przejąć projekt przygotowany przez inną firmę. Przed przyjęciem zlecenia sprawdzamy wniosek, umowę, dokumentację realizacji i terminy. Można też zlecić pojedyncze zadanie, na przykład odpowiedź na wezwanie lub wniosek o płatność.
Jakie projekty gmin i powiatów prowadzimy
Każde działanie programu ma własny katalog wnioskodawców i kosztów. Poniższe obszary pojawiają się w programach regionalnych i krajowych najczęściej. Każdy projekt, także spoza tej listy, porównujemy z dokumentacją konkretnego naboru.
Schronienie, ostrzeganie, służby ratownicze
Finansowanie może objąć adaptację miejsc doraźnego schronienia, systemy alarmowania, wyposażenie ochotniczych straży pożarnych i awaryjne zasilanie obiektów publicznych.
Dla gminy Tarnówka w Wielkopolsce przygotowaliśmy w sierpniu 2026 roku wniosek do naboru FEWP 15.01: samochód ratowniczo-gaśniczy dla OSP, monitoring pięciu stacji uzdatniania wody, mobilną stację uzdatniania i system powiadamiania mieszkańców o zagrożeniach. Do wniosku dołączyliśmy krótsze studium wykonalności, a gminie przekazaliśmy także rozszerzone, 60-stronicowe opracowanie z procedurami odbioru i zaleceniami do zamówień. Projekt czeka teraz na ocenę instytucji.
- programy gotowości cywilnej w województwach
- opinia wojewody, gdy nabór jej wymaga
- pożyczka z Funduszu Bezpieczeństwa i Obronności (FBiO) dla samorządów i spółek komunalnych
Wodociągi, fotowoltaika, termomodernizacja
Programy obejmują bezpieczeństwo dostaw wody, modernizację sieci i ujęć, magazyny energii oraz termomodernizację szkół, urzędów i świetlic.
Przy inwestycji wodnej przygotowujemy wniosek w systemie WOD2021, studium wykonalności, analizę finansową, analizę klimatyczną i komplet załączników formalnych. Projekt budowlany, model przepływów i inwentaryzację przyrodniczą przygotowują projektant, hydrolog i przyrodnik; gdy gmina ich potrzebuje, współpracujemy z partnerami.
Gmina lub spółka wodociągowo-kanalizacyjna w Kujawsko-Pomorskiem może porównać trzy planowane nabory FEKP 12.02 i 12.03 na kanalizację i ochronę infrastruktury wodnej.
JST z województwa warmińsko-mazurskiego może sprawdzić dotację do 85% na termomodernizację budynków publicznych w naborze FEWM 2.1 „Zielone Pogranicze”, a gmina z GPR w wykazie województwa także grudniowy nabór FEWiM 12.01 na rewitalizację.
Spółka komunalna planująca modernizację ciepłowni może porównać Fundusz Transformacji Ciepłownictwa i finansowanie magazynów ciepła.
- cyberbezpieczeństwo systemów wodociągowych
- odnawialne źródła energii w obiektach, które muszą działać w sytuacji kryzysowej
- termomodernizacja budynków publicznych
Mieszkania komunalne, szkolenia, cyfryzacja
Wsparcie może objąć remont pustostanów i budowę mieszkań komunalnych, szkolenia pracowników i służb z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS+) oraz cyberbezpieczeństwo urzędu.
Przy Lokalnym Centrum Cyberbezpieczeństwa przygotowujemy porozumienie partnerów, wniosek z załącznikami, budżet i model podziału kosztów.
Gmina planująca pozyskanie mieszkań wraz z usługami dla najemców może sprawdzić dotacje na Społeczne Agencje Najmu w FERS.
Samorządom z Mazowsza, które prowadzą szkoły zawodowe, przygotowujemy wnioski o dotacje FEMA 05.03 na tworzenie Branżowych Centrów Umiejętności.
- dotacje na mieszkania komunalne, na przykład z programu Fundusze Europejskie dla Dolnego Śląska (FEDS)
- szkolenia z gotowości cywilnej i pierwszej pomocy
- Lokalne Centra Cyberbezpieczeństwa
Opracowania dla samorządów, od których warto zacząć
Te artykuły pokazują, jak analizujemy projekty samorządowe: od wyboru ścieżki finansowania po opinię wojewody i cyberbezpieczeństwo urzędu.
Nabory i programy finansowania dla samorządów
Aktualne terminy naborów regionalnych i krajowych, z zakresem wydatków i warunkami dla jednostek.
Zobacz naboryOpinia wojewody w naborach na ochronę ludności
Kiedy nabór jej wymaga i jak ująć ją w harmonogramie przygotowania wniosku.
CzytajCyberbezpieczeństwo samorządu: skąd wziąć środki w 2026 roku
Programy, które finansują zabezpieczenie systemów urzędu, wraz z warunkami udziału.
CzytajZa wniosek jednostki odpowiadają właściciele firmy
Jednostka rozmawia z osobą odpowiedzialną za uzgodniony zakres prac i kontakt z instytucją. Przy poszczególnych projektach pracują z nami współpracownicy dobrani do zakresu prac.
Michalina Gryska
Opiekuje się klientami, odpowiada za kontakt z instytucjami i prowadzi dokumentację projektów. Umawia pierwszą rozmowę i pilnuje terminów naborów.
Przeczytaj profil zawodowy
Mariusz Gryska
Odpowiada za strategię, sprzedaż i rozwój firmy. Specjalizuje się w biznesowych i finansowych podstawach projektów.
Przeczytaj profil zawodowyJak ustalamy koszt współpracy
Rozmowa i wstępna analiza
Poznajemy projekt, jego etap i najbliższe terminy. Wskazujemy, czy są podstawy do dalszych prac i jakie materiały będą potrzebne. Za ten etap nie pobieramy wynagrodzenia.
Zakres i wynagrodzenie przed zleceniem
Osobno wyceniamy pozyskanie dotacji oraz obsługę i rozliczenie projektu. Przy zleceniu całego procesu oferta obejmuje obie części. Cena zależy od programu, zakresu dokumentacji, złożoności i czasu trwania projektu.
Podział odpowiedzialności
W ofercie określamy zadania, terminy i materiały potrzebne od klienta. Kontakt z instytucją, wyjaśnienia i uzupełnienia w sprawach objętych zleceniem są częścią usługi.
Zakres ustalany odrębnie
Zakres i wynagrodzenie za protest, ponowne złożenie wniosku oraz obsługę w okresie trwałości projektu ustalamy odrębnie. Przy rozliczeniu przygotowujemy dokumentację do kontroli i przechowywania w okresie trwałości.
Co sprawdzamy przed przygotowaniem wniosku
Przed rozpoczęciem prac ustalamy warunki naboru i stan dokumentacji. Jeśli składanie wniosku jest nieuzasadnione, wyjaśniamy powody i odradzamy ponoszenie kosztów.
Wybór programu i ocena projektu
Na podstawie opisu inwestycji, lokalizacji, budżetu i terminu sprawdzamy, czy gmina, powiat albo wskazana jednostka może ubiegać się o dofinansowanie. Następnie porównujemy projekt z celami naboru i katalogiem kosztów.
Przykład takiej oceny opisujemy w artykule o przygotowaniu projektu infrastruktury pieszej i rowerowej do planowanego naboru FELD 03.01 w Łódzkiem.
Dokumenty i wkład własny
Przygotowujemy listę załączników z terminami i osobami odpowiedzialnymi. Ustalamy, czy projekt wymaga uchwał, decyzji, opinii lub dokumentacji technicznej, jak potwierdzić tytuł prawny do nieruchomości i jak zabezpieczyć wkład własny w budżecie albo w wieloletniej prognozie finansowej.
Czas na formalności
W harmonogramie uwzględniamy czas potrzebny jednostce na uchwały, decyzje, opinie i dokumentację techniczną.
Co przygotować przed pierwszą rozmową
Na tym etapie wystarczy wskazać, które materiały są gotowe, a które dopiero powstają.
- krótki opis tego, co ma zostać wybudowane, zmodernizowane, zakupione lub zorganizowane, wraz z celem
- lokalizacja inwestycji oraz rodzaj tytułu prawnego do nieruchomości przy pracach budowlanych
- orientacyjny koszt i przewidywany termin rozpoczęcia oraz zakończenia
- kosztorysy, dokumentacja techniczna, pozwolenia, decyzje i uzgodnienia, jeżeli już są
- ujęcie inwestycji w budżecie lub wieloletniej prognozie finansowej i przewidziana kwota środków własnych
- podpisane umowy, rozpoczęte postępowania zakupowe i wydatki poniesione przed rozmową
Przy projekcie już zgłoszonym do dofinansowania potrzebne są też nazwa naboru, etap sprawy i najbliższy termin.
Najczęstsze pytania o projekty samorządowe
Jaki wkład własny trzeba zabezpieczyć?
Wysokość wkładu zależy od poziomu dofinansowania i wartości kosztów kwalifikowalnych. Do tego dochodzą wydatki, których program nie finansuje, oraz VAT, jeżeli nie może zostać objęty dofinansowaniem. Po sprawdzeniu budżetu ustalamy kwotę do pokrycia i termin jej zabezpieczenia w budżecie lub wieloletniej prognozie finansowej.
Czy do złożenia wniosku jest potrzebna opinia wojewody?
Zależy od naboru. Obowiązek wynika z dokumentacji konkretnego działania. Sprawdzamy, czy dotyczy planowanego projektu, i uwzględniamy czas potrzebny na jej uzyskanie w harmonogramie.
Czy wniosek może złożyć jednostka organizacyjna albo ochotnicza straż pożarna?
Zależy od katalogu uprawnionych wnioskodawców w dokumentacji naboru. Sprawdzamy, czy dana jednostka może złożyć wniosek samodzielnie, czy może wystąpić jako partner, czy projekt powinna zgłosić gmina albo powiat.
Kiedy rozpocząć przygotowania i ile trwa opracowanie wniosku?
Zależy od wymaganych analiz, dokumentacji technicznej, decyzji, uchwał i opinii. Wniosek miasta o dotację unijną na zagospodarowanie wód opadowych opracowujemy razem z załącznikami zwykle w ciągu 2-4 tygodni, pod warunkiem że uzyskamy wszystkie niezbędne uzgodnienia i dane. To czas naszej pracy, a nie całej procedury, bo część kroków po stronie miasta nie zależy od nas. Przygotowanie wniosku gminy na gospodarkę ściekową trwa zwykle 6-10 tygodni, licząc pracę po stronie gminy i naszą. Po sprawdzeniu stanu przygotowań i terminu zamknięcia naboru określamy harmonogram i wskazujemy dokumenty, które zajmą najwięcej czasu.
Co zrobić, jeżeli jednostka podpisała już umowę albo poniosła wydatki?
Najpierw ustalamy daty zawarcia umów, rozpoczęcia prac, wpłaty zaliczek i poniesienia kosztów. Następnie sprawdzamy, czy te działania wpływają na możliwość ubiegania się o wsparcie i na kwalifikowalność wydatków w konkretnym naborze. Ocenę wykonujemy przed rozpoczęciem prac nad wnioskiem.
Zapraszam do kontaktu w sprawie dofinansowania projektu gminy lub powiatu
Odpowiadam najpóźniej następnego dnia roboczego. Pierwsza konsultacja jest bezpłatna.
Michalina Gryskaekspertka mdotacje.pl