Szacowanie wartości zamówienia w projekcie unijnym: jak łączyć zakupy i obliczyć wartość
Szacowanie wartości zamówienia w projekcie unijnym pozwala ustalić, czy zakupy tworzą jedno zamówienie i czy jego łączna wartość netto przekracza próg 80 000 zł. Łączysz je wtedy, gdy są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie, cały zakres można zamówić w tym samym czasie, a jego realizacji może podjąć się jeden wykonawca. W artykule znajdziesz test tych trzech warunków, przykład obliczenia i edytowalny wzór notatki DOCX.
Opisana procedura dotyczy zamówień w projektach unijnych objętych zasadą konkurencyjności. Jeżeli jesteś zamawiającym w rozumieniu Prawa zamówień publicznych (Pzp), wartość zamówienia ustalasz najpierw zgodnie z tą ustawą.
Przygotowujemy dokumentację zakupów w projekcie
Sprawdzimy szacowanie wartości zamówienia i podział zakupów przed postępowaniem.
- Kiedy obowiązuje zasada konkurencyjności? Gdy wartość jednego zamówienia przekracza 80 000 zł netto.
- Czy Twoje zakupy tworzą jedno zamówienie? Test trzech pytań rozstrzyga to w dwie minuty, zanim zaczniesz liczyć wartość.
- Kiedy łączysz zakupy? Gdy są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie, cały zakres można zamówić w tym samym czasie, a jego realizacji może podjąć się jeden wykonawca.
- Jaką wartość przyjmujesz? Pełną wartość netto całego planowanego zakresu, także wtedy, gdy przewidujesz kilka faktur, umów albo terminów dostawy.
- Jak udokumentować szacowanie? W sposób zapewniający ścieżkę audytu: w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie albo w notatce z szacowania.
- Kiedy potrzebna jest nowa wycena? Gdy zmienił się zakres zakupu albo wcześniejsza wycena przestała odpowiadać cenom rynkowym. Im bliżej progu, tym uważniej pilnuj jej aktualności.
Dlaczego szacowanie jest ważne i gdzie użyjesz wyniku
Do tej samej wyceny wracasz na kolejnych etapach zakupu, od budżetu projektu po kontrolę i rozliczenie. Jeżeli zmieni się zakres albo ceny rynkowe, zaktualizuj wycenę przed rozpoczęciem postępowania.
- Budżet projektu Ustalasz, ile pieniędzy zaplanować.
- Plan zakupów Ustalasz, które pozycje tworzą jedno zamówienie.
- Przed zakupem Potwierdzasz aktualny zakres i ceny rynkowe.
- Wybór procedury Porównujesz łączną wartość netto z właściwym progiem.
- Kontrola i rozliczenie Pokazujesz źródła, obliczenie i uzasadnienie decyzji.
Jak w dwie minuty sprawdzić, czy zakupy tworzą jedno zamówienie
Przejdź po kolei przez trzy pytania. Przy każdym pytaniu sprawdź, co można było obiektywnie zaplanować, zanim rozpoczęło się pierwsze postępowanie dotyczące tych zakupów.
| Pytanie | Kiedy odpowiadasz „tak” |
|---|---|
| 1. Czy zakupy są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie? | Dotyczą tego samego rodzaju dostaw, usług lub robót albo mają to samo przeznaczenie. W przypadku dostaw uwzględnij także dostawy podobne. |
| 2. Czy cały zakres można zamówić w tym samym czasie? | Cały zakres można było obiektywnie zaplanować i zamówić w tym samym czasie, nawet jeśli dostawy przypadają na różne miesiące. |
| 3. Czy całe zamówienie może wykonać jeden wykonawca? | Na rynku działa co najmniej jeden wykonawca, który mógłby zrealizować cały zakres zamówienia. |
Trzy odpowiedzi „tak” oznaczają jedno zamówienie. Wytyczne wymagają łącznego spełnienia trzech warunków, więc brak choćby jednego z nich oznacza odrębne zamówienia. Zapisz wtedy, który warunek nie jest spełniony i na jakich faktach opierasz ocenę.
Jak rozumieć trzy warunki łączenia zakupów
Czy zakupy dotyczą tego samego rodzaju lub pełnią tę samą funkcję?
Ten warunek jest spełniony, gdy zakupy są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie. W przypadku dostaw uwzględnij także dostawy podobne. Dwie różne wtryskarki do jednej linii produkcyjnej mogą więc tworzyć jedno zamówienie. Sam fakt, że laptop biurowy i komputer przemysłowy wykonują odmienne zadania, nie przesądza jeszcze o odrębnym szacowaniu. Oceń wszystkie trzy warunki.
Czy cały zakres można zamówić w tym samym czasie?
Sprawdź, czy wszystkie potrzeby można było obiektywnie przewidzieć i zamówić cały zakres w tym samym czasie. Jeżeli plan od początku obejmował dostawę jednej maszyny w marcu, a drugiej w lipcu, same różne terminy dostaw nie tworzą dwóch zamówień. Odrębna potrzeba może powstać później, jeżeli wcześniej nie dało się jej obiektywnie przewidzieć.
Czy cały zakres może wykonać jeden wykonawca?
Sprawdź, czy co najmniej jeden wykonawca mógłby zrealizować cały zakres. Uwzględnij także firmy, z którymi dotychczas nie współpracowałeś. Jeżeli na rynku nie ma wykonawcy oferującego zarówno maszyny, jak i specjalistyczne oprogramowanie, może to przemawiać za odrębnym szacowaniem tych zakresów.
Kiedy zsumować zakupy, a kiedy liczyć je osobno
| Sytuacja | Decyzja | Dlaczego |
|---|---|---|
| Dwie wtryskarki do tej samej linii: 60 000 zł netto i 55 000 zł netto, obie planowane przed pierwszym postępowaniem, z dostawami w marcu i lipcu | Zsumuj: 115 000 zł netto, czyli powyżej progu | Wtryskarki mają to samo przeznaczenie, cały zakres można było zamówić w tym samym czasie, a obie maszyny może dostarczyć jeden wykonawca. Różne terminy dostawy nie przesądzają o odrębności. |
| Pięć laptopów biurowych łącznie za 32 000 zł netto i komputer przemysłowy za 58 000 zł netto | Nie rozdzielaj ich automatycznie; odpowiedz na wszystkie trzy pytania | Odmienne funkcje nie oznaczają jeszcze, że zakupy można szacować osobno, ponieważ w przypadku dostaw trzeba uwzględnić także dostawy podobne. Jeżeli odpowiedź na wszystkie trzy pytania brzmi „tak”, zsumuj 90 000 zł netto. Jeżeli chcesz szacować zakupy osobno, zapisz, który warunek nie jest spełniony i dlaczego. |
Kwoty w obu przykładach służą wyłącznie zilustrowaniu metody. Warunki łączenia zakupów pochodzą z Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027.
Możesz podzielić jedno zamówienie na części ze względów ekonomicznych, organizacyjnych lub celowościowych. Nadal liczysz jednak jego pełną wartość. Jeżeli łączna wartość części przekracza próg, zasadę konkurencyjności stosujesz osobno do każdej części, także gdy podpisujesz kilka umów.
Jak zastosować próg 80 000 zł netto
Dla zasady konkurencyjności próg wynosi 80 000 zł netto. Z progiem porównujesz łączną wartość netto całego zamówienia. Jeżeli z odpowiedzi na trzy pytania wynika, że zakupy tworzą jedno zamówienie, dwie pozycje po 45 000 zł netto liczysz razem jako 90 000 zł netto. Wtedy co do zasady stosujesz zasadę konkurencyjności i publikujesz zapytanie w Bazie Konkurencyjności.
Jeżeli wartość zamówienia nie przekracza 80 000 zł netto, zasada konkurencyjności nie ma zastosowania. Zakup nadal musi być przejrzysty, racjonalny i efektywny, a umowa o dofinansowanie lub właściwa instytucja może określać dodatkowe wymagania dotyczące dokumentowania ceny. Sprawdź więc dokumenty własnego projektu.
Wytyczne zabraniają wyboru metody obliczenia z zamiarem wyłączenia zamówienia z zakresu stosowania zasady konkurencyjności. Osobno zabraniają zaniżania wartości szacunkowej oraz podziału zamówienia skutkującego jej zaniżeniem. Jeżeli sztuczny podział służył uniknięciu wymaganej publikacji ogłoszenia obejmującego całość zamówienia, załącznik do wytycznych w sprawie korekt przewiduje stawkę 100%. Gdy ogłoszenie opublikowano innymi odpowiednimi środkami, stawka wynosi 25%.
Próg 80 000 zł netto wynika z Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027, sygn. MFiPR/2021-2027/9(3), obowiązujących od 25 maja 2026 r. Wytyczne opisują też wyłączenia, między innymi dla zamówień prowadzonych według Pzp i wydatków rozliczanych metodami uproszczonymi.
Jak z kilku wycen ustalić jedną wartość zamówienia
Najpierw sprowadź wszystkie wyceny do tego samego zakresu. Porównaj ilości i specyfikacje. Sprawdź także, czy wyceny obejmują transport, montaż, licencje i serwis oraz jakie przewidują warunki płatności. Dopiero potem wybierz metodę obliczenia wartości zamówienia.
Wytyczne nie narzucają jednej formuły. Możesz wykorzystać wartość z zatwierdzonego wniosku, obliczyć średnią lub medianę albo zastosować inną metodę. W notatce zapisz, dlaczego wynik uzyskany tą metodą dobrze odzwierciedla przewidywaną cenę całego zamówienia.
Przyjmijmy przykład. Planujesz kupić linię pakującą. Otrzymała trzy wstępne wyceny: 92 000 zł, 84 000 zł i 61 000 zł netto. Kwot nie można jeszcze wprost porównać, ponieważ każda obejmuje inny zakres.
| Źródło | Wycena początkowa netto | Co ustalono | Wartość porównywalna netto |
|---|---|---|---|
| Wycena A | 92 000 zł | Obejmuje pełny zakres: urządzenie, transport i montaż. | 92 000 zł |
| Wycena B | 84 000 zł | Nie obejmuje montażu. Wykonawca B potwierdził cenę montażu 7 000 zł netto. Po uwzględnieniu tej kwoty wartość porównywalna pełnego zakresu wynosi 91 000 zł netto. | 91 000 zł |
| Wycena C | 61 000 zł | Nie obejmuje dwóch wymaganych modułów. Wykonawca C wycenił pełny zakres na 90 000 zł netto. | 90 000 zł |
Wynik po ujednoliceniu zakresu
Średnia: (92 000 + 91 000 + 90 000) ÷ 3 = 91 000 zł. Mediana również wynosi 91 000 zł. Przyjęta wartość: 91 000 zł netto. Zapisz metodę w notatce.
Gdyby wykonawca C nie przygotował wyceny pełnego zakresu, kwota 61 000 zł nie opisywałaby planowanego zamówienia. Zachowaj ją w dokumentacji i wyjaśnij brak porównywalności. Jeżeli jedna cena wyraźnie odbiega od pozostałych, najpierw ustal przyczynę różnicy. Nie odrzucaj jej automatycznie ani nie włączaj do obliczenia, dopóki nie wiesz, czego dotyczy.
| Sytuacja | Jak podejść do obliczenia |
|---|---|
| Zatwierdzony wniosek zawiera udokumentowane szacowanie, a opis zakupów i ceny są nadal aktualne | Możesz wykorzystać zapis we wniosku jako dokumentację szacowania. Zapisz, jak potwierdziłeś, że opis zakupów i ceny są nadal aktualne. |
| Kilka porównywalnych cen jest do siebie zbliżonych | Średnia lub mediana może być odpowiednią podstawą oszacowania poziomu cen. Zapisz, dlaczego wybrana metoda odpowiada zestawowi danych. |
| Jedna cena wyraźnie odstaje | Sprawdź zakres i warunki. Wyjaśnij różnicę przed włączeniem ceny do obliczenia albo uznaniem jej za nieporównywalną. Jeżeli po wyjaśnieniu cena pozostaje w zestawieniu, mediana ogranicza jej wpływ na wynik bardziej niż średnia. |
| Mimo poszukiwań przeprowadzonych z należytą starannością dostępne jest tylko jedno wiarygodne źródło | Opisz sposób poszukiwania danych, przyczynę braku innych porównywalnych źródeł oraz sposób potwierdzenia, że cena obejmuje pełny zakres zamówienia. |
Kwoty w przykładzie służą wyłącznie pokazaniu metody. Zasady obliczania wartości pochodzą z Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027. Metodę dobierz do cen, które faktycznie zebrałeś, i dopiero wynik porównaj z progiem 80 000 zł netto.
Pobierz wzór notatki z szacowania wartości zamówienia
Edytowalny dokument pomaga przeprowadzić test trzech warunków, opisać źródła cen, ujednolicić wyceny, obliczyć wartość netto i wybrać dalszą ścieżkę zakupu.
Pobierz wzór notatki z szacowania wartości zamówienia (DOCX)Jak udokumentować szacowanie wartości zamówienia
Dokumentacja ma pokazać dwie rzeczy: dlaczego te zakupy połączyłeś lub rozdzieliłeś oraz skąd pochodzi przyjęta wartość netto. Szacowanie udokumentuj w sposób zapewniający właściwą ścieżkę audytu, np. w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu lub w notatce z szacowania.
W notatce zapisz:
- datę szacowania;
- pełny opis planowanego zakupu;
- odpowiedzi na trzy pytania: czy zakupy mają ten sam rodzaj lub funkcję, czy cały zakres można zamówić w tym samym czasie i czy może go wykonać jeden wykonawca;
- źródła cen, na przykład oferty wstępne, cenniki, katalogi lub podobne umowy;
- sposób obliczenia wartości netto;
- wniosek, czy zakupy należy szacować wspólnie, czy osobno, oraz właściwą procedurę.
Wykorzystaj dane aktualne i porównywalne, a przy każdym źródle zapisz datę oraz zakres, którego dotyczy.
Przy robotach budowlanych zasada konkurencyjności nie wymaga kosztorysu inwestorskiego. Wytyczne nie posługują się tym pojęciem. Wymagają natomiast udokumentowania szacowania w sposób zapewniający właściwą ścieżkę audytu. Kosztorys może być częścią tej dokumentacji; sam nie przesądza jednak, czy potrzebna jest osobna notatka.
Kiedy trzeba zrobić nową wycenę
Zaktualizuj szacunek, gdy zmienił się zakres zakupu albo wcześniejsza wycena przestała odpowiadać aktualnym cenom rynkowym. Im bliżej progu 80 000 zł netto jest Twoja wycena, tym uważniej pilnuj jej aktualności, bo nawet niewielki wzrost cen zmienia wtedy procedurę, którą musisz zastosować.
Wytyczne nie wyznaczają terminu ważności szacowania. Okresy 3 i 6 miesięcy wskazywane w poradnikach dotyczących zamówień wynikają z Prawa zamówień publicznych i wiążą zamawiających prowadzących postępowanie według tej ustawy. Przy zasadzie konkurencyjności liczy się to, czy zakres nadal odpowiada planowanemu zamówieniu, a wcześniejsza wycena odpowiada aktualnym cenom rynkowym. Sama liczba miesięcy od sporządzenia wyceny nie rozstrzyga o jej aktualności.
Przyjmijmy przykład. Firma wyceniła instalację fotowoltaiczną z magazynem energii na 74 000 zł netto. Po dziewięciu miesiącach dodała drugi magazyn, a nowa wartość całego systemu wyniosła 96 000 zł netto. Zmieniony zakres wymaga nowej notatki i procedury właściwej dla wartości 96 000 zł netto.
Co zrobić po ustaleniu wartości zamówienia
| Twoja sytuacja | Następny krok |
|---|---|
| Wartość zamówienia nie przekracza 80 000 zł netto | Zasada konkurencyjności nie ma zastosowania. Udokumentuj racjonalność i efektywność wydatku zgodnie z umową o dofinansowanie oraz zasadami właściwej instytucji. |
| Wartość zamówienia przekracza 80 000 zł netto | Sprawdź wyłączenia. Jeżeli żadne nie ma zastosowania, opublikuj zapytanie w Bazie Konkurencyjności przed wyborem wykonawcy. |
| Jesteś zamawiającym w rozumieniu Pzp | Najpierw oszacuj wartość zamówienia zgodnie z Pzp. Jeżeli ustalona wartość nie osiąga progu, od którego trzeba stosować ustawę, ustal następnie wartość zamówienia w ramach projektu. |
| Część wydatków jest rozliczana za pomocą metod uproszczonych | Do tych wydatków nie stosuj zasady konkurencyjności. Pozostałe wydatki oceń oddzielnie według właściwych zasad. |
Jeżeli do zamówienia stosujesz zasadę konkurencyjności, opublikuj zapytanie w Bazie Konkurencyjności. Po upływie terminu składania ofert wybierz wykonawcę zgodnie z warunkami zapytania i podpisz umowę. Daj wykonawcom co najmniej 7 dni na złożenie ofert na dostawy i usługi oraz 14 dni na złożenie ofert na roboty budowlane, a jeżeli zamówienie jest złożone, wyznacz termin dłuższy niż to minimum.
Jak sposób szacowania wpływa na rozliczenie dotacji
Instytucja sprawdza, czy zastosowałeś procedurę właściwą dla pełnej wartości zamówienia. Brak wymaganej publikacji albo podział zamówienia, który obniżył wartość poniżej progu, grozi pomniejszeniem kosztów kwalifikowanych w projekcie UE. Kwota objęta pomniejszeniem nie zostaje rozliczona jako wydatek kwalifikowalny, więc może obciążyć środki własne beneficjenta. Skutek pomniejszenia trzeba uwzględnić we wniosku o płatność.
Załącznik do Wytycznych dotyczących sposobu korygowania nieprawidłowości na lata 2021–2027 przewiduje dla braku publikacji stawkę 100%, a w określonych przypadkach innego upublicznienia stawkę 25%.
Stawka 100% nie zawsze oznacza zwrot całej wartości faktury w tej samej formie. Przed wypłatą może oznaczać pomniejszenie wydatku. Po wypłacie korekta może oznaczać zwrot części dofinansowania UE przypadającej na nieprawidłowe wydatki wraz z odsetkami. Dlatego sposób szacowania wpływa również na płynność projektu.
Dobierz sposób zakupu do rzeczywistego zakresu i wartości zamówienia. Łączenie rzeczywiście odrębnych zakupów w jedno zamówienie może wydłużyć postępowanie i zmniejszyć liczbę wykonawców zdolnych zrealizować cały zakres.
Rzetelna wycena przydaje się także później, przy ocenie ofert. Jeżeli cena lub koszt różnią się o więcej niż 30% od średniej arytmetycznej cen wszystkich ważnych ofert niepodlegających odrzuceniu albo budzą wątpliwości co do możliwości wykonania zamówienia, Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027 wymagają wezwania wykonawcy do złożenia wyjaśnień i dowodów dotyczących sposobu wyliczenia ceny lub kosztu. Dopiero po ich ocenie można odrzucić ofertę jako rażąco niską.
Test ceny rażąco niskiej porównuje oferty między sobą. Własny szacunek pomaga natomiast ocenić, czy zamówienie da się wykonać w zakładanym zakresie.
Najczęstsze pytania o szacowanie wartości zamówienia
Czy do szacowania muszę zebrać trzy oferty?
Nie ma ogólnej zasady, która wymaga dokładnie trzech ofert. Potrzebujesz wiarygodnych i porównywalnych danych o cenach. Mogą to być oferty wstępne, cenniki, katalogi albo podobne umowy. W notatce zapisz źródła cen, zakres porównania i sposób obliczenia wartości.
Czy próg 80 000 zł liczy się z VAT?
Nie. Z progiem porównujesz wartość netto całego zamówienia. Zasada ta obowiązuje również wtedy, gdy VAT jest kosztem kwalifikowalnym w Twoim projekcie.
Organizuję w projekcie dwa wydarzenia w różnych miastach. Czy usługi hotelowe muszę zsumować?
Nie zawsze. Wytyczne pozwalają szacować usługi hotelowe i bilety lotnicze osobno dla każdego wydarzenia, jeżeli uzasadnia to charakter projektu. W dokumentacji opisz przesłanki odrębnego szacowania dla każdego wydarzenia.
Rozliczam projekt kwotami ryczałtowymi. Czy zasada konkurencyjności mnie dotyczy?
Nie w odniesieniu do wydatków rozliczanych metodą uproszczoną. Jeżeli projekt obejmuje także wydatki rozliczane na podstawie rzeczywiście poniesionych kosztów, oceń je odrębnie według właściwych zasad.
Ile czasu muszę dać wykonawcom na złożenie ofert?
Co najmniej 7 dni dla dostaw i usług oraz 14 dni dla robót budowlanych. Bieg terminu składania ofert rozpoczyna się dnia następującego po dniu upublicznienia zapytania ofertowego. Dla zamówień od 750 000 EUR na dostawy lub usługi oraz od 5 538 000 EUR na roboty budowlane minimum wynosi 30 dni. Jeżeli zamówienie jest złożone, wyznacz termin, który rzeczywiście pozwala przygotować ofertę.
Czy szacowanie traci ważność po trzech miesiącach?
Nie. Wytyczne dotyczące kwalifikowalności nie wyznaczają terminu ważności szacowania. Okresy 3 i 6 miesięcy wynikają z Prawa zamówień publicznych i dotyczą zamawiających prowadzących postępowanie według tej ustawy. Przy zasadzie konkurencyjności wycenę aktualizujesz wtedy, gdy zmieni się zakres zakupu albo ceny na rynku.
Czy przy robotach budowlanych potrzebny jest kosztorys inwestorski?
Wytyczne nie wymagają kosztorysu inwestorskiego i nie posługują się tym pojęciem. Wymagają natomiast udokumentowania szacowania w sposób zapewniający właściwą ścieżkę audytu, np. w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu lub w notatce z szacowania. Kosztorys może być częścią tej dokumentacji; o potrzebie osobnej notatki decyduje kompletność całej ścieżki audytu.
Porozmawiajmy o przygotowaniu projektu i planie zakupów
Przygotowujemy projekty unijne i wspieramy ich realizację: od założeń inwestycji i budżetu po plan zakupów oraz dokumentację. Jeżeli chcesz zlecić nam przygotowanie projektu lub skorzystać z naszego wsparcia w jego realizacji, opisz inwestycję i etap prac.
Zapytaj o współpracę przy projekcie unijnym
Napisz, jaką inwestycję planujesz, na jakim etapie jest projekt i jaki zakres prac chcesz nam powierzyć. Informacje o planowanych zakupach, budżecie i terminie pomogą nam przygotować się do rozmowy o zakresie współpracy.
Wolisz skontaktować się bez formularza?
Źródła i aktualność
Stan prawny sprawdzono w dniu ostatniej aktualizacji artykułu. Artykuł opiera się na następujących dokumentach:
- Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027, Minister Funduszy i Polityki Regionalnej, sygn. MFiPR/2021-2027/9(3), zatwierdzone 19.05.2026, obowiązujące od 25.05.2026. Podstawa: podrozdział 3.2, w szczególności sekcja 3.2.1 pkt 1–4 oraz sekcja 3.2.2 pkt 1–5, 19 i 22.
- Wytyczne dotyczące sposobu korygowania nieprawidłowości na lata 2021–2027, Minister Funduszy i Polityki Regionalnej, sygn. MFiPR/2021-2027/18(1), z 4.07.2023. Załącznik określa stawki procentowe korekt finansowych i pomniejszeń. Podstawa: lp. 1 i 2.
- Na Portalu Funduszy Europejskich (funduszeunijne.gov.pl) znajdziesz strony obu dokumentów wraz z historią ich wersji.
Progi i stawki korekt mogą się zmieniać wraz z kolejnymi wersjami wytycznych. Przed zakupem sprawdź wersję dokumentów obowiązującą w dniu rozpoczęcia postępowania oraz postanowienia własnej umowy o dofinansowanie.
Materiał ma charakter informacyjny. Ostateczną ocenę projektu, kwalifikowalności wydatków oraz spełnienia kryteriów należy zawsze oprzeć na dokumentacji właściwego naboru i aktualnych wytycznych.
