Wezwanie do uzupełnienia wniosku o dotację: jak przygotować odpowiedź

Co oznacza wezwanie do uzupełnienia wniosku o dotację?

Wezwanie do uzupełnienia lub poprawienia wniosku to pismo od instytucji, która ocenia Twój wniosek o dofinansowanie. Instytucja informuje w nim, czego nie może potwierdzić albo ocenić na podstawie złożonego wniosku i załączników oraz wyznacza termin i sposób odpowiedzi. Takie pismo to normalny element oceny. Możesz dzięki niemu wyjaśnić i uzupełnić wniosek; nie możesz przepisać projektu na nowo.

Wezwania należą zwykle do jednej z trzech grup. Od rodzaju wezwania zależy, jak przygotujesz odpowiedź:

• Instytucja wskazuje brak formalny. Zabrakło załącznika, podpisu, pełnomocnictwa albo pola w formularzu. Dołącz dokument wskazany przez instytucję i zachowaj wymaganą formę.
• Instytucja prosi o wyjaśnienie lub poprawę. Widzi niespójność albo niejasność i chce ją wyjaśnić. Może chodzić o inną kwotę w budżecie i w opisie, niejasny zapis o koszcie albo pytanie: „Czy dany wydatek jest niezbędny do projektu?” Odpowiedz wtedy dokładnie na pytanie instytucji.
• Instytucja pyta o kryterium merytoryczne. Pytanie dotyczy elementu, za który instytucja przyznaje punkty w ocenie wniosku: powiązania kosztu z celem, kwalifikowalności wydatku albo spójności zakresu z rezultatem. Jeśli odpowiedź wpływa na ocenę kryterium, sprawdź ją z osobą znającą dokumentację naboru.

Podstawą procedury jest ustawa wdrożeniowa na lata 2021-2027 oraz regulamin wyboru projektów danego naboru. Regulamin określa, w jakim zakresie można uzupełnić albo poprawić wniosek, a w naborach z tabeli poniżej podawał też długość terminu i liczbę możliwych wezwań. Dlatego po otrzymaniu wezwania najpierw sięgnij po regulamin swojego naboru.

Inne zasady obowiązują przy wezwaniach wysyłanych na podstawie art. 64 Kodeksu postępowania administracyjnego, na przykład w sprawach urzędowych poza naborami. W takich sprawach termin na uzupełnienie braków formalnych nie może być krótszy niż 7 dni. Ten artykuł opisuje wezwania w naborach funduszy europejskich, do których stosuje się ustawę wdrożeniową i regulamin naboru.

Ile masz czasu na odpowiedź na wezwanie?

Ustawa wdrożeniowa nie podaje jednej liczby dni. Według art. 55 poprawiasz wniosek tylko w zakresie określonym w wezwaniu i zgodnie z regulaminem wyboru projektów. Termin podaje instytucja w wezwaniu, a regulamin naboru zwykle określa jego długość, sposób złożenia odpowiedzi i liczbę możliwych wezwań.

Ile dni na odpowiedź przewidują przykładowe regulaminy?

Podstawa prawna: Ustawa wdrożeniowa 2021-2027, Dz.U. 2025 poz. 1733, art. 51, 55-56 i 63-74.

Przykłady pochodzą z zakończonych naborów z lat 2025-2026. Kolejny nabór tego samego działania może mieć inny termin. W części naborów termin liczy się w dniach roboczych, a w części w dniach kalendarzowych.

Odrębne zasady uzupełnień przy inwestycjach w dziedzictwo kulturowe opisuje artykuł o Działaniu 1 Programu Kultura EOG.

Od którego dnia liczy się termin odpowiedzi?

Art. 55 ust. 2 stanowi, że termin liczy się od dnia następującego po dniu przekazania wezwania drogą elektroniczną. Regulamin może ten początek przesunąć. W Ścieżce SMART termin liczył się od pierwszego dnia roboczego po dniu przekazania wezwania, w FEPW 1.4 od pierwszego dnia roboczego po dniu jego wysłania, a w FENG 2.25 od dnia po wysłaniu.

Wezwanie przekazane w piątek oznaczało więc w Ścieżce SMART początek liczenia w poniedziałek. W okresie oceny sprawdzaj codziennie konto w systemie oraz adres e-mail podany we wniosku, bo termin biegnie także przed odczytaniem wezwania. Przy terminie 3 dni roboczych jeden dzień zwłoki zabiera trzecią część czasu na odpowiedź.

Regulaminy Ścieżki SMART, FENG 2.25, FEPW 1.4 i FEKP 2.18 nie przewidywały przedłużenia terminu wskazanego w wezwaniu, dlatego zaplanuj pracę od pierwszego dnia.

Inaczej jest w naborze Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (NFOŚiGW) „Zielone gminy” na bioróżnorodność: na etapie oceny jakościowej wnioskodawca może raz poprosić pisemnie o wydłużenie terminu o nie więcej niż 5 dni roboczych. Aktualny etap przyjmowania wniosków i zakres Ścieżki SMART dla mikro, małych i średnich firm sprawdź w opisie naboru.

Odpowiedź składasz w miejscu wskazanym w wezwaniu. Zwykle jest to ten sam system, w którym powstał Twój wniosek, na przykład LSI, czyli Lokalny System Informatyczny Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP), albo, w programach regionalnych, WOD2021, czyli aplikacja Wnioski o dofinansowanie. E-mailem odpowiesz tylko wtedy, gdy wezwanie wskazuje taki sposób.

W jakim zakresie wolno zmienić wniosek w odpowiedzi na wezwanie?

Instytucja oczekuje, że wyjaśnisz punkt wskazany w wezwaniu. Jeżeli dopiszesz w odpowiedzi cele albo zastosowania, o które nie pytała, odpowiedź może rozejść się ze złożonym wnioskiem.

Zbyt szeroka odpowiedź przynosi trzy rodzaje kłopotów:

• Tworzy dwie wersje projektu. We wniosku projekt wygląda inaczej niż w odpowiedzi. Instytucja musi wtedy ustalić, którą wersję ma oceniać.
• Podważa zasadność kosztu. Jeżeli w odpowiedzi napiszesz, że zakup będzie służył także poza projektem, instytucja może zapytać, jaka część kosztu dotyczy projektu.
• Wywołuje kolejne pytania. Gdy instytucja zobaczy w odpowiedzi nowy wątek, może poprosić o kolejne wyjaśnienia.

Jak napisać odpowiedź zgodną z zakresem wezwania?

W odpowiedzi wyjaśnij wątpliwość wskazaną w wezwaniu i odwołaj się do danych ze złożonego wniosku. Pokazuje to poniższy hipotetyczny przykład pytania o koszt szkolenia.

Firma serwisowa składa wniosek o dofinansowanie wdrożenia systemu do obsługi zleceń. System ma porządkować zgłoszenia klientów, kalendarz techników i magazyn części. Budżet obejmuje konfigurację systemu, migrację danych oraz szkolenie czterech pracowników. Po kilku tygodniach oceny instytucja pyta o jeden konkretny koszt:

Od odpowiedzi zależy, jak instytucja oceni ten koszt. Szkolenie z obsługi wdrażanego systemu łączy się z projektem, a ogólne szkolenie z zarządzania firmą może wyjść poza zakres inwestycji. Zobacz, jak wygląda odpowiedź, która odchodzi od pytania, i odpowiedź, która pozostaje w jego zakresie.

Możesz napisać dłuższą odpowiedź, jeżeli wymagają tego fakty z ofert, budżetu albo załączników. Nowe cele projektu nie są takim powodem.

Wzór pisma z odpowiedzią na wezwanie

Pismo porządkuje odpowiedź, gdy wezwanie zawiera kilka uwag albo gdy razem z poprawionym wnioskiem przekazujesz wyjaśnienia. Złóż je w miejscu i w formie wskazanej w wezwaniu. Regulaminy Ścieżki SMART, FENG 2.25 i FEPW 1.4 pozwalają przy przekazaniu poprawionego wniosku odnieść się także do uwagi, z którą się nie zgadzasz.

Pobierz wzór pisma w formacie Word (.docx, 10 KB). Pola do uzupełnienia są w pliku podświetlone na żółto.

Wzór nie zastąpi porównania wezwania ze złożonym wnioskiem. Jeśli chcesz, żebyśmy sprawdzili odpowiedź przed wysłaniem, opisz wezwanie i termin w formularzu pod artykułem.

Co sprawdzić przed wysłaniem odpowiedzi?

Zanim napiszesz odpowiedź, porównaj wezwanie ze złożonymi dokumentami, zamiast pisać z pamięci. Po kilku tygodniach od złożenia wniosku łatwo o pomyłkę: możesz nazwać koszt inaczej niż we wniosku albo dopisać argument, którego w nim nie było.

• Najpierw przeczytaj samo pytanie. Ustal, czego dokładnie oczekuje instytucja: dokumentu, poprawy pola, wyjaśnienia kosztu czy potwierdzenia związku z projektem.
• Potem znajdź ten sam temat we wniosku. Sprawdź opis projektu, budżet, harmonogram i załączniki. W odpowiedzi używaj tych samych nazw co we wniosku i nie poszerzaj zakresu.
• Oddziel wyjaśnienie od zmiany. Wyjaśnienie doprecyzowuje to, co już jest we wniosku. Zmiana dodaje nowy cel, inny koszt, inny parametr albo inny zakres.
• Sprawdź termin i sposób złożenia odpowiedzi. Datę i sposób złożenia odpowiedzi podaje wezwanie. Jeżeli wyślesz odpowiedź w inne miejsce albo po terminie, instytucja może jej nie uwzględnić.

Po porównaniu wezwania ze złożonymi dokumentami wiesz już, co masz napisać: czasem wystarczy właściwy załącznik, czasem krótkie wyjaśnienie kosztu.

Co się dzieje, gdy nie odpowiesz w terminie?

Gdy nie odpowiesz w terminie albo poprawisz wniosek poza zakresem wezwania, o dalszym postępowaniu decyduje instytucja według regulaminu naboru. Wytyczne dotyczące wyboru projektów podają przykłady: ponowne wezwanie z nowym terminem, ocenę wersji wniosku sprzed poprawy albo ocenę wersji z poprawkami, mimo że wykraczają poza zakres wezwania.

W Ścieżce SMART ocenie podlega wersja automatycznie zapisana w systemie LSI w dniu upływu terminu. W naborze FEKP 2.18 instytucja ocenia wersję przekazaną do poprawy, a zmian spoza zakresu nie uwzględnia. Dlatego przeczytaj regulamin, zanim zaczniesz pisać odpowiedź.

Czy od negatywnej oceny można się odwołać?

Protest możesz wnieść tylko wtedy, gdy projekt był wybierany w sposób konkurencyjny. Na jego wniesienie masz 14 dni od doręczenia informacji o wyniku oceny.

W proteście wskaż kryteria, z których oceną się nie zgadzasz, i uzasadnij stanowisko przy każdym z nich. Tych elementów nie dopiszesz później, bo wezwanie do uzupełnienia protestu obejmuje tylko braki formalne, na przykład numer wniosku albo podpis. Protest bez wskazanych kryteriów i uzasadnienia instytucja pozostawia bez rozpatrzenia. Jak powiązać każdy zarzut z kryterium oceny i treścią wniosku, wyjaśniamy w artykule o proteście od negatywnej oceny wniosku.

Najczęstsze pytania o wezwanie do uzupełnienia wniosku o dotację