Grupy operacyjne EPI: do 2,5 mln zł na innowację firmy albo uczelni z rolnikiem w naborze 2026

Czym jest grupa operacyjna EPI i kto może do niej wejść?

Grupa operacyjna EPI to partnerstwo, które wspólnie opracowuje i wdraża innowację dla rolnictwa; skrót EPI oznacza europejskie partnerstwo innowacyjne. W naborze I.13.5.2 o pomoc ubiega się cała grupa, którą przy umowie konsorcjum reprezentuje lider. Grupa musi łączyć podmioty z co najmniej dwóch spośród pięciu kategorii:

• rolnicy z numerem identyfikacyjnym w ewidencji producentów, czyli numerem EP;
• właściciele lasów;
• podmioty tworzące system szkolnictwa wyższego i nauki;
• podmioty świadczące usługi doradcze;
• firmy, czyli przedsiębiorcy z kodem Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) związanym z zakresem operacji.

Trzecia pozycja listy obejmuje przede wszystkim szkoły wyższe i instytuty badawcze, które dalej nazywam krótko jednostkami naukowymi. Wśród członków musi się znaleźć rolnik z numerem EP.

Jeśli budżet operacji zawiera koszty badań, do grupy musi należeć również jednostka naukowa. Operacja rozwijająca produkcję w systemach jakości żywności wymaga z kolei członka, który sam uczestniczy w krajowym albo unijnym systemie jakości.

Twoja firma wchodzi do grupy jako przedsiębiorca, gdy jej kod PKD jest związany z operacją. Od spółek prawa handlowego regulamin wymaga ponadto, żeby działalność z powiązanym kodem PKD prowadziły aktywnie przez co najmniej 12 miesięcy przed dniem, w którym grupa składa wniosek. Spółka założona niedawno, pod sam projekt, tego warunku nie spełni.

Partnerzy nie mogą być powiązani ze sobą osobowo lub kapitałowo. Regulamin uznaje za powiązanie trzy sytuacje:

• uczestniczenie jako wspólnik w spółce cywilnej lub osobowej;
• posiadanie co najmniej 10% udziałów lub akcji spółki kapitałowej;
• pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta lub pełnomocnika.

Tak jest choćby wtedy, gdy prezes zakładu przetwórczego prowadzi też gospodarstwo zgłaszane jako drugi uczestnik partnerstwa.

Grupę bez zdolności prawnej tworzy pisemna umowa konsorcjum. Umowa określa lidera, który reprezentuje grupę i składa wniosek. Ustala też, jak partnerzy dzielą prawa nabyte w trakcie operacji i w ciągu 5 lat od otrzymania płatności końcowej.

Uzgodnień z uczelnią co do rezultatów operacji nie odkładałabym do otwarcia naboru, bo jej zgoda może wymagać opinii własnego działu transferu technologii.

W prowadzonych przez nas projektach badawczych od pierwszego kontaktu z uczelnią albo instytutem do zawartej umowy konsorcjum lub listu intencyjnego mija zwykle od 6 do 12 tygodni. Najdłużej trwa uzgadnianie zakresu badań, harmonogramu, kosztów jednostki naukowej i praw własności intelektualnej.

Uczelnie rolnicze i instytuty odpowiadają szybciej na konkretny problem gospodarstwa niż na ogólną propozycję współpracy.

Przy jednym z naszych projektów badawczo-rozwojowych szkoła wyższa, której zlecono część badań, zgodziła się na zapis o tym, do kogo należą rezultaty, sześć tygodni później, niż zakładał harmonogram. Najpierw potrzebowała stanowiska własnego działu transferu technologii.

Problem rozwiązał krótki aneks, w którym rozpisaliśmy, komu przypadają rezultaty i jakie terminy obowiązują strony; uczelnia przyjęła go w pierwotnym brzmieniu.

Umowa opisuje również, kto wchodzi w skład grupy, w jakim celu ją utworzono, jak partnerzy dzielą się pracą i jak ustalają wspólne decyzje. Regulamin wymaga w niej też między innymi formy organizacyjnej grupy i opisu partnerstwa ze wskazaniem, kto zainicjował jej powstanie, co ma znaczenie dla 6 punktów za inicjatywę rolnika.

W umowach partnerów najczęściej widzimy nieprecyzyjne zapisy o wynikach badań i prawie do ich komercjalizacji. Partnerzy często nie ustalają, czyje jest know-how wypracowane w operacji, jak dzielą prawa do patentów i publikacji ani czy rolnik albo przetwórca może swobodnie stosować rozwiązanie, gdy operacja się skończy.

Wybór lidera i podział kosztów sprawiają kłopot rzadziej. Gdy jednak grupę reprezentuje podmiot bez doświadczenia w rozliczaniu pomocy z ARiMR, problemy pojawiają się przy płatnościach.

W jednym naborze każdy podmiot może działać tylko w jednej grupie. Wyjątek obejmuje publiczne podmioty doradcze, na przykład ośrodki doradztwa rolniczego, oraz jednostki naukowe: mogą działać w kilku grupach naraz, a gdy reprezentują grupę, złożyć wniosek za każdą z nich.

Wniosku nie można złożyć dla grupy operacyjnej powołanej do realizacji operacji w działaniu „Współpraca” z Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020 (PROW 2014-2020).

O grupy operacyjne EPI pytają nas najczęściej przetwórnie owoców i warzyw, mleczarnie, zakłady przetwarzające zboża i inne rośliny, w tym wytwórcy olejów i mąk specjalnych, oraz przetwórcy mięsa. Rzadziej zgłaszają się producenci pasz i żywności funkcjonalnej.

Klienci zwykle przychodzą z samym pomysłem i dopiero szukają jednostki naukowej albo rolników. Partnerstwa z podpisanymi listami intencyjnymi trafiają do nas rzadziej, a i one wymagają doprecyzowania podziału zadań i praw do wyników.

Partnerów szukamy razem z brokerami innowacji z wojewódzkich ośrodków doradztwa rolniczego, którzy wspierają też grupę w nazwaniu problemu rolnika. Ich pomoc przy tworzeniu grup jest bezpłatna, ale w przeciwieństwie do samego ośrodka doradztwa brokerzy nie mogą zostać członkami grupy.

Przy opiniach o innowacyjności i przy części badawczej operacji pracujemy z uczelniami rolniczymi i innymi jednostkami naukowymi. Członek grupy, który prowadzi w niej badania, nie może jednak sporządzić opinii o innowacyjności dla jej operacji.

Na jakie projekty grupa operacyjna EPI może otrzymać dofinansowanie z ARiMR?

W naborze dla grup operacyjnych EPI pomoc otrzyma wyłącznie operacja innowacyjna, którą regulamin definiuje jako „opracowanie i wdrożenie rozwiązań w zakresie nowych lub udoskonalonych produktów lub technologii, metod organizacji i marketingu w sektorach: rolnym, spożywczym i leśnym, w tym na rzecz rozwijania produkcji w systemach jakości żywności oraz rolnictwa 4.0”.

Operacja musi dotyczyć produkcji, przetwarzania albo wprowadzania do obrotu produktów rolnych.

Do wniosku grupa dołącza plan realizacji operacji, a do planu opinię o innowacyjności.

Opinię pisze jednostka naukowa, która nie uczestniczy w partnerstwie. Jednostka ta musi mieć w dyscyplinie właściwej dla operacji kategorię A+, A albo B+. Opinię sporządza się na formularzu ARiMR. Uczelni, która sama jest członkiem grupy, regulamin takiego wymogu nie stawia.

Opinia potwierdza innowacyjność operacji i prawidłowość sformułowanych celów i efektów, a także ocenia, czy rozwiązanie odpowiada na problem rolnika, czy rezultaty da się wdrożyć w gospodarstwach rolnych i czy operacja służy celom strategii „Od pola do stołu”.

W operacji przewidziałabym etap z testem pilotażowym i z kryteriami, po których spełnieniu grupa uzna rozwiązanie za gotowe do wdrożenia, bo przydatność rezultatów grupa i tak wykazuje przy rozliczeniu operacji.

Ekspert, który oceniał nasz wniosek w jednym z konkursów badawczo-rozwojowych, dopytywał, dlaczego firma pominęła ryzyko, że rezultaty z laboratorium nie przełożą się na produkcję na dużą skalę, i jak zamierza to zweryfikować. W kolejnym wniosku przewidzieliśmy więc kamień milowy: próbę pilotażową w zakładzie i jasne warunki, od których spełnienia zależało przejście do wdrożenia.

Gdy rozwiązanie nie trafia na linię produkcyjną, warunki uznania go za gotowe do wdrożenia trzeba dopasować do jego rodzaju.

Grupa, która powstała dzięki wsparciu przygotowawczemu, jest zwolniona z dołączania opinii do wniosku. Podmiot, który otrzymał to wsparcie, przyjął jednak zobowiązania wobec ARiMR. Utworzona grupa ma złożyć wniosek w naborze rozpoczynającym się bezpośrednio po zakończeniu wsparcia przygotowawczego, na operację z planu przygotowanego w tym wsparciu.

Wniosek grupy musi przy tym uzbierać przynajmniej 67 punktów, a grupa ma też wypełnić pozostałe wymogi naboru. Do decyzji ARiMR grupa nie może też bez zgody agencji zmienić składu, a za taką zmianę, jeśli wpływa na przyznanie pomocy, podmiot oddaje otrzymane dotąd wsparcie.

Termin zakończenia operacji wsparcia przygotowawczego z naboru ze stycznia i lutego 2026 roku to 26 października 2026 roku. Dla grup utworzonych w tamtym naborze właściwy jest więc nabór, który ARiMR otwiera 30 października.

Gdy Twój zakład planuje inwestycję bez partnera rolnika i bez nowego rozwiązania, ten nabór go nie obejmie. Zamiast tego sprawdź dotacje ARiMR na inwestycje w przetwórstwie, a gdy chcesz badać żywność bez udziału rolnika, program NUTRITECH Narodowego Centrum Badań i Rozwoju.

Ile dofinansowania może otrzymać grupa operacyjna EPI i jakie koszty są kwalifikowalne?

Grupa operacyjna EPI może otrzymać do 2,5 mln zł na jedną operację, a ARiMR wypłaca tę pomoc jako refundację kosztów kwalifikowalnych, które grupa rzeczywiście poniosła. Poziom refundacji zależy od rodzaju kosztu, a część kosztów ma własną granicę.

Granica kosztów badań jest jedna: ich suma nie może przekroczyć kosztów inwestycyjnych. Niektóre strony o programie wciąż piszą, że badania mogą pochłonąć najwyżej połowę pomocy. Obecny regulamin naboru i wytyczne ministra dla tej interwencji takiego limitu nie zawierają.

Pensje badaczy zatrudnionych przez partnerów są refundowane w części odpowiadającej czasowi pracy przy operacji, a miesięczny limit wynosi 1,5-krotność minimalnego wynagrodzenia zasadniczego profesora w uczelni publicznej.

Gdy grupa wnioskuje o pomoc do 350 tys. zł, ARiMR ustala ją jako kwotę ryczałtową według budżetu projektu. Taki wniosek otrzymuje 3 punkty w ocenie. Pomoc wpływa wtedy w dwóch transzach: 80% i 20%.

O drugą transzę grupa wnioskuje, gdy skończy operację, nie później niż 12 miesięcy od dnia, w którym zawarła umowę, więc ten wariant pasuje do operacji, które kończą się w ciągu roku.

Przy refundacji grupa może poprosić we wniosku o zaliczkę sięgającą najwyżej połowy kwoty pomocy; jej warunkiem jest weksel in blanco. Jeśli członek grupy podlega przepisom o zamówieniach publicznych, wydatki operacji ponosi według tych przepisów.

Gdy operacja była warta ponad kilkaset tysięcy złotych, nasi klienci najczęściej pokrywali jej początek, czyli badania, dokumentację i pierwsze zakupy, ze środków własnych. Dalsze etapy inwestycyjne finansowali wtedy kredytem obrotowym albo linią kredytową.

Zaliczkę grupa otrzymuje jednorazowo, a resztę pomocy ARiMR przekazuje etapami; na rozpatrzenie każdego wniosku o płatność ma 3 miesiące. Dlatego przy refundacji radzę zabezpieczyć finansowanie co najmniej na 3-6 miesięcy.

Mniej kapitału obrotowego wymaga wariant ryczałtowy, obowiązujący, gdy grupa wnioskuje o najwyżej 350 tys. zł, bo pierwszą, większą transzę otrzymuje na początku operacji: wniosek o nią składa w ciągu 2 miesięcy od zawarcia umowy.

Ile punktów musi zdobyć grupa operacyjna EPI i co decyduje o przyznaniu pomocy?

Wniosek grupy operacyjnej EPI musi osiągnąć co najmniej 67 punktów; poniżej tego progu ARiMR odmawia pomocy, a pozostałe wnioski szereguje od największej sumy punktów. Przy remisie punktowym pierwszeństwo ma operacja z niższą wnioskowaną kwotą pomocy. Gdy i to nie rozstrzyga, wyżej stoi wniosek złożony wcześniej, według daty i godziny.

Nowa grupa, której członkowie nie uczestniczyli w poprzednim PROW ani w Horyzoncie i nie ukończyli przedsięwzięć punktowanych w kryterium doświadczenia, uzbiera maksymalnie 90 punktów, a gdy wnioskuje o ponad 350 tys. zł, maksymalnie 87.

Do progu ma więc zapas 23 punktów, a przy wniosku na ponad 350 tys. zł 20 punktów.

Aż 73 z tych punktów przypada na kryteria, które może oceniać zespół ekspertów: opłacalność, metodologię, pilotaż, strategię „Od pola do stołu” i wdrożenie w małych gospodarstwach. Nowej grupie radzę więc poświęcić najwięcej czasu planowi operacji i metodologii badań, bo te dwa elementy przesądzają o większości jej punktów.

Inaczej liczy się punkty grupie utworzonej we wsparciu przygotowawczym: nie otrzymuje ich za projekty Horyzont, za doświadczenie, za liczbę rolników ani za inicjatywę rolnika.

Jej maksimum to 80 punktów, a przy wniosku na ponad 350 tys. zł 77, ale obie liczby zawierają 4 punkty za rolę lidera w działaniu „Współpraca” z PROW 2014-2020.

Bez tych punktów grupa uzbiera najwyżej 76 albo 73 punkty, więc jej zapas ponad próg to tylko 9 albo 6 punktów.

Podmiot, który otrzymał wsparcie przygotowawcze, zwraca całą pomoc, gdy grupa nie złoży wniosku albo nie dopełni wymogów naboru, gdy zabraknie jej punktów do progu albo gdy wniosek otrzyma negatywną ocenę innowacyjności.

Zwrotu nie ma, gdy grupa spełniła warunki dostępu i próg, otrzymała pozytywną ocenę innowacyjności, a zabrakło jedynie środków w naborze.

Do liczenia punktów agencja sięga po dane z wniosku, z załączników i z własnych systemów. Za kryterium bez danych agencja nie przyzna punktów, a gdy wniosek i załączniki się różnią, wiążące są załączniki.

Kilka wniosków grup operacyjnych przygotowaliśmy w działaniu „Współpraca” z PROW 2014-2020, a na nabór I.13.5.2 opracowaliśmy wstępne koncepcje operacji. Najczęściej występujemy jako doradca jednego z uczestników, przetwórcy albo rolnika, a rzadziej koordynujemy całe partnerstwo.

O liczbie punktów decydowało wtedy doświadczenie partnerów i to, jak ściśle operacja odpowiadała na potrzebę rolnika. Próg zwykle przekraczały grupy, których członkowie udokumentowali udział w poprzednich grupach EPI, a ich role wzajemnie się uzupełniały.

Projekty bez doświadczenia naukowego albo z ogólnikowym opisem problemu rolnika często nie przekraczały progu punktowego.

Odradzam ten nabór grupie, która:

• nie wskaże w opisie operacji rzeczywistego problemu rolnika;
• potrzebuje opinii o innowacyjności, a nie uzyska jej przed terminem od jednostki z kategorią naukową A+, A albo B+;
• zamierza głównie inwestować w produkcję i pomija część badawczą albo upowszechnianie rezultatów;
• nie wykaże, co wnosi każdy partner, albo ma jednego członka, który decyduje o wszystkim, podczas gdy pozostali uczestniczą tylko formalnie.

Projekty z dominującym partnerem, które widzieliśmy we wcześniejszych naborach, zwykle traciły punkty i nie osiągały progu.

Kiedy grupy operacyjne EPI składają wnioski w naborze 2026 i jakie dokumenty są wymagane?

Wniosek grupy operacyjnej EPI można złożyć od 30 października do 30 listopada 2026 roku przez Platformę Usług Elektronicznych ARiMR. Podpis elektroniczny nie jest potrzebny; wniosek wysyła po zalogowaniu osoba uprawniona do reprezentacji grupy, a przy reprezentacji wieloosobowej osoba wyznaczona do tego przez reprezentantów. Do wniosku grupa dołącza obowiązkowo:

• umowę konsorcjum, a w grupie ze zdolnością prawną statut, umowę albo inny dokument, na podstawie którego ją utworzono;
• plan realizacji operacji;
• opinię o innowacyjności na formularzu ARiMR, chyba że grupa powstała dzięki wsparciu przygotowawczemu;
• oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych na formularzu ARiMR;
• oświadczenie właściciela albo współwłaściciela nieruchomości o wyrażeniu zgody na realizację operacji trwale związanej z nieruchomością, jeżeli operacja jest realizowana na nieruchomości w posiadaniu zależnym;
• oświadczenie o niepozostawaniu w związku małżeńskim albo o ustanowionej małżeńskiej rozdzielności majątkowej, jeżeli dotyczy;
• pełnomocnictwo, jeżeli grupę reprezentuje pełnomocnik.

Za dorobek grupy punkty należą się tylko wtedy, gdy do wniosku trafią zaświadczenia albo inne dowody, które go potwierdzają. Numer rachunku bankowego grupa wskazuje we wniosku, gdy ubiega się o zaliczkę. Oświadczenie o kwalifikowalności VAT jest potrzebne, gdy grupa chce zaliczyć ten podatek do kosztów kwalifikowalnych.

Racjonalność każdego kosztu ARiMR sprawdza, zestawiając go z cenami rynkowymi, ofertami wykonawców i budżetami innych wniosków o zbliżonym zakresie, a przy nietypowej technologii prosi o ocenę zespół ekspertów. Dlatego radzę najpierw zebrać oferty na maszyny, aparaturę i usługi, a dopiero potem układać zestawienie rzeczowo-finansowe.

W jednym naborze grupa składa jeden wniosek. W trakcie naboru wniosku nie można zmienić, ale można go wycofać i złożyć ponownie, a przez 14 dni po zakończeniu naboru wolno zmieniać załączniki, na przykład dodać brakujący dokument.

O opinię o innowacyjności poprosiłabym zaraz po ustaleniu celów i efektów operacji, bo wydaje ją zewnętrzna jednostka naukowa, która ocenia właśnie te cele i efekty.

Wniosek grupy przygotujemy razem z budżetem i załącznikami, a decyzję o pomocy agencja wyda po ocenie punktowej. Zlecenie wniosku opłaca się zwłaszcza grupie, która ma już partnerów i pomysł na operację, ale nikt w zespole nie ma czasu, żeby w miesiąc naboru ułożyć budżet, plan realizacji operacji i komplet załączników.

Gdy partnerzy przekażą komplet danych, czyli opisy zadań, koszty, dowody dorobku i opinię o innowacyjności, przygotowanie takiego wniosku z harmonogramem zajmuje naszemu zespołowi zwykle 8-12 dni roboczych.

Najwięcej z tego czasu pochłania budżet: podział kosztów na badania, inwestycje, koszty ogólne i ryczałt oraz sprawdzenie poziomów refundacji i kryteriów punktowych.

Ile czasu zajmuje ocena wniosku grupy operacyjnej EPI i do kiedy trzeba zakończyć operację?

ARiMR rozpatruje wniosek grupy operacyjnej EPI w ciągu 5 miesięcy od zakończenia naboru; gdy nie zdąży, wyznacza nowy termin, nie dłuższy niż 2 miesiące. Ocena zaczyna się od sprawdzenia, czy wniosek ma wszystkie załączniki i wypełnione pola; jeśli nie, ARiMR jeden raz wzywa grupę do uzupełnienia, na co daje 14 dni.

Następny etap to merytoryczne sprawdzenie wniosku i przyznanie punktów; gdy agencja zażąda wyjaśnień, grupa także ma na nie 14 dni.

Umowę ARiMR przesyła przez Platformę Usług Elektronicznych po pozytywnej ocenie wniosku, a grupa zawiera ją, składając oświadczenie woli w ciągu 14 dni od doręczenia. Na odmowę przyznania pomocy grupa może wnieść do wojewódzkiego sądu administracyjnego skargę.

Refundowana operacja dzieli się na nie więcej niż cztery etapy. Pierwszy wniosek o płatność pośrednią grupa składa w ciągu 9 miesięcy od zawarcia umowy.

Operację trzeba skończyć i rozliczyć do 30 czerwca 2029 roku, bo tego dnia mija termin na wniosek o płatność końcową. Razem z nim grupa przedstawia analizy, próby lub testy, z których wynika, że rezultaty operacji nadają się do zastosowania.

Stronę internetową z informacjami o operacji i jej rezultatach grupa prowadzi od początku realizacji aż do upływu 5 lat od otrzymania płatności końcowej. Tak samo długo musi spełniać kryteria, za które otrzymała punkty.

Przy inwestycjach w infrastrukturę albo inwestycjach produkcyjnych grupa przez ten sam czas utrzymuje produkcję, zatrzymuje nabyte dobra i wykorzystuje je tak jak w operacji, a każda istotna zmiana wymaga zgody ARiMR. Gdy w ciągu pięciu lat po płatności końcowej strona nie jest aktualizowana, grupa musi zwrócić 100% otrzymanej pomocy.

W okresie realizacji operacji grupa może przyjąć nowego partnera albo rozstać się z obecnym dopiero po zgodzie agencji.

Pytania firm i uczelni o nabór dla grup operacyjnych EPI