Dotacje na badania i rozwój w Pomorskiem: FEPM 1.1

Jak ARP ocenia wnioski i gdzie sprawdzisz wynik?

Zgodność z Regionalnymi Agendami Badawczymi nie jest obowiązkowa, lecz projekt wymieniony w uchwale Zarządu Województwa Pomorskiego o wyborze agend albo tematycznie z nimi zgodny może dostać więcej punktów w ocenie strategicznej.

Oceniający w naborach B+R, w których składaliśmy wnioski, najczęściej dawali mniej punktów za plan badań, który nie mówił, jak mierzyć rezultat i przy jakiej wartości uznać go za zadowalający. Często prosili też o mocniejsze uzasadnienie nowości rozwiązania wobec stanu techniki. W poprawionej wersji każdy etap prac kończył się badaniem wykonanym według wskazanej normy albo opisanej procedury. Do wniosku trafiało też zwięzłe porównanie z wyrobami innych firm, z liczbami pokazującymi, w czym rozwiązanie klienta jest lepsze.

Gdy kryteria spełni wiele projektów, regulamin pozwala Zarządowi Województwa zwiększyć kwotę naboru. Projekt z minimum punktów, dla którego zabrakło puli, może otrzymać dofinansowanie później, jeśli w tym działaniu pojawią się dodatkowe środki. Obie możliwości opisuje pkt 6.2.3.2 regulaminu.

Jak podpisać umowę i rozliczyć dotację FEPM 1.1?

Po uchwale Zarządu Województwa ARP wezwie Cię na piśmie, żeby przed umową złożyć dodatkowe dokumenty, i wyznaczy ostateczny termin. Jeśli go nie dotrzymasz, ARP uzna, że rezygnujesz z dofinansowania.

Zabezpieczenie na kwotę co najmniej równą dofinansowaniu wnosisz najpóźniej z pierwszym wnioskiem o płatność, także wtedy, gdy nie chcesz zaliczki, i utrzymujesz je do końca okresu trwałości. Trwałość obejmuje pięć lat od płatności końcowej albo trzy lata, gdy chodzi o utrzymanie inwestycji lub miejsc pracy stworzonych przez MŚP. Do jej końca działalność produkcyjna musi trwać i pozostać w województwie pomorskim. Te obowiązki opisują art. 5 i 20 wzoru umowy.

Gdy zaliczka przychodzi później niż pierwsze zakupy, sprawdzamy z klientem, czy zapłaci za nie przejściowo z własnych środków. W razie potrzeby uzgadniamy z instytucją zmianę dokumentacji, na przykład refundację zamiast zaliczki.

Projekt B+R wybrany do dofinansowania poprowadzimy do końca okresu trwałości: przygotujemy dokumenty do umowy, dokumentację zakupów według zasady konkurencyjności, wnioski o zaliczkę i o płatność oraz aneksy przy zmianach w planie badań, a przed kontrolą uporządkujemy dokumentację projektu. Wcześniej, w trakcie oceny, przygotujemy uzupełnienia, o które poprosi ARP, a po negatywnej ocenie protest. Zakres tej pracy opisuje strona o rozliczaniu dotacji unijnych.

Czy Twoja firma może złożyć wniosek w FEPM 1.1?

Wniosek złożysz tylko wtedy, gdy Twoja firma jest mikro, małym albo średnim przedsiębiorstwem z siedzibą w województwie pomorskim. Duże przedsiębiorstwo nie złoży wniosku samodzielnie, ale może dołączyć do Twojego projektu jako partner.

Siedzibę spółki sprawdza się we wpisie do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Przy jednoosobowej działalności liczy się stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej, a ARP odczytuje je z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Pomorski adres musi figurować w rejestrze już w dniu, w którym składasz wniosek. Oddział na Pomorzu nie wystarczy firmie, której siedziba leży w innym województwie, a przedsiębiorcy z CEIDG nie pomoże dopisanie w tym województwie tylko dodatkowego stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej. Takie stanowisko zajęła ARP w odpowiedziach na pytania do naboru 2026.

Zanim uznasz swoją firmę za MŚP, uwzględnij firmy, z którymi jest związana kapitałowo. Dane przedsiębiorstw powiązanych, czyli tych, które Twoją firmę kontrolują albo są przez nią kontrolowane, doliczasz w całości, a dane przedsiębiorstw partnerskich proporcjonalnie do udziału w kapitale lub w głosach.

Po takim doliczeniu nawet firma zatrudniająca kilkanaście osób może okazać się średnim przedsiębiorstwem albo wypaść poza kategorię MŚP; w tym drugim przypadku nie złożysz wniosku. Sposób liczenia opisuje poradnik ustalania statusu MŚP.

Siedziba partnerów wymienionych wyżej może leżeć poza województwem pomorskim. Partner, który ponosi koszty w projekcie, ma własną stawkę dotacji zależną od jego statusu MŚP, a publiczna uczelnia dostaje stawkę dużego przedsiębiorstwa. Mniejsze zadania jednostek naukowych nasi klienci w innych naborach regionalnych zlecali najczęściej jako podwykonawstwo. Projekt partnerski proponowaliśmy tylko wtedy, gdy uczelnia i firma miały wspólnie ponieść ryzyko i podzielić się efektami. Na ofertę albo umowę z uczelni lub instytutu trzeba było czekać od trzech do sześciu tygodni. Termin wydłużały głównie rozmowy o tym, do kogo trafią prawa do rezultatów, i akceptacja warunków przez władze uczelni albo instytutu.

Czym prace B+R różnią się od zakupu gotowej technologii?

Projekt musi obejmować badania przemysłowe i eksperymentalne prace rozwojowe albo same eksperymentalne prace rozwojowe. Badania przemysłowe służą zdobyciu nowej wiedzy potrzebnej do opracowania lub znaczącego ulepszenia rozwiązania. W eksperymentalnych pracach rozwojowych wykorzystujesz dostępną wiedzę, na przykład do przygotowania i testowania prototypu. Rozróżnienie tych prac wynika z art. 2 pkt 85-86 rozporządzenia nr 651/2014.

Nabór 2026 obejmuje tylko jeden typ projektu z Działania 1.1, czyli prace B+R przedsiębiorstw. Pierwszy nabór z 2025 r. obejmował również osobny typ projektu: budowę laboratoriów i zakup aparatury badawczej, a dotacja wynosiła w nim od 800 tys. do 5 mln zł. W naborze 2026 takiego typu projektu nie ma, a kwoty dotacji są niższe.

Zakres obecnego naboru określa pkt 2.1 regulaminu, a zakres z 2025 r. opisuje ogłoszenie tamtego naboru.

Regulamin dopuszcza zakup dostępnej i sprawdzonej technologii oraz dostosowanie jej do potrzeb Twojej firmy, pod warunkiem że obok zakupu prowadzisz badania przemysłowe albo eksperymentalne prace rozwojowe. Sam montaż gotowej maszyny i uruchomienie jej według instrukcji producenta nie są pracami badawczymi. Regulamin nie pozwala też, żeby jedynym zakresem projektu była pierwsza produkcja. Więcej przykładów granicy między takimi pracami a zwykłym wdrożeniem znajdziesz w artykule o projekcie badawczo-rozwojowym.

Projekt nie jest badawczy, jeśli firma opowiada przede wszystkim o uruchomieniu nowej linii i szybszej produkcji, ale nie umie nazwać wielkości, której jeszcze nie zmierzyła. Tak najczęściej wyglądają zgłaszane nam jako B+R zakupy: gotowa linia produkcyjna albo program komputerowy kupiony u dostawcy i lekko dopasowany do zakładu, na przykład w przetwórni żywności albo w firmie transportowo-magazynowej. Zanim zaczniesz układać budżet, nazwij więc parametr, który chcesz zbadać.

Możesz podzielić plan badań na etapy i określić kamienie milowe, czyli mierzalne wyniki pozwalające ocenić postęp prac. Dla każdego etapu podaj badany parametr, sposób jego pomiaru i warunek kontynuowania projektu. Zakres badań określa pkt 5.1 regulaminu, a plan zadań opiszesz w biznesplanie dołączanym do wniosku.

W podobnych wnioskach, które przygotowywaliśmy w innych naborach regionalnych, najwięcej pracy wymagał plan badań. Każde zadanie wracało do firmy kilka razy. Za każdym razem ustalaliśmy, czy mieści się w definicji badań B+R i jak sprawdzić jego wynik. Tak było w zakładzie drzewnym, który chciał nasycać parą elementy konstrukcyjne. Nikt nie umiał przewidzieć, czy po takim zabiegu drewno utrzyma wymiary i nie zacznie chłonąć wody. Program badań powiązał więc ustawienia procesu z wytrzymałością próbek, testowanych najpierw w laboratorium, a potem na linii próbnej.

Jak dopasować projekt do specjalizacji Pomorza?

Twój projekt musi odpowiadać co najmniej jednemu obszarowi Inteligentnych Specjalizacji Pomorza (ISP) lub jednej z branż kluczowych wskazanych przez samorząd województwa. Ten związek uzasadniasz we wniosku zgodnie z pkt 5.1 regulaminu i kryteriami wyboru projektów.

Ile wynosi dotacja i jak ustalić wkład własny?

Jeden projekt mógł otrzymać w naborze 2026 dotację od 600 tys. do 2 mln zł. Na dotacje dla wszystkich projektów w tym naborze jest 30 mln zł. Regulamin nie ustala minimalnej ani maksymalnej wartości całego projektu. Kwotę dotacji obliczysz osobno dla każdego rodzaju kosztów, a stawkę wyznaczają wielkość Twojej firmy i zasady udzielania pomocy publicznej. Limity znajdziesz w pkt 3.1-3.4 regulaminu oraz w ogłoszeniu naboru.

Koszty, które program dopuszcza do dofinansowania, nazywa się kosztami kwalifikowalnymi. Stawki w tabeli dotyczą takich kosztów badań przemysłowych i prac rozwojowych w MŚP. Dotacja pokrywa mniejszą część kosztów prac rozwojowych niż badań przemysłowych, dlatego podział zadań między te dwa rodzaje prac przesądza o wysokości Twojego wkładu własnego.

Jeśli projekt spełni warunki premii opisane pod tabelą, na przykład skuteczną współpracę z niezależnymi partnerami albo szerokie udostępnienie wyników badań, stawka rośnie o 15 punktów procentowych, najwyżej do 80%. Jeśli prowadzisz mikro albo małą firmę, premia podniesie udział dotacji w badaniach przemysłowych z 70% do 80%, czyli tylko o 10 punktów, bo tyle zostaje do limitu.

Premia przysługuje między innymi za skuteczną współpracę, w której niezależni partnerzy wspólnie określają zakres projektu oraz dzielą zadania, ryzyko i wyniki. Inną podstawą jest szerokie udostępnienie wyników badań. Warunki określa art. 25 ust. 6 rozporządzenia nr 651/2014, a sama obecność partnera w projekcie nie wystarcza, żeby policzyć stawkę z premią.

Koszty objęte pomocą inwestycyjną, pomocą na innowacje albo pomocą de minimis rozliczasz według odrębnych zasad z pkt 3.4 regulaminu; pomoc de minimis wlicza się dodatkowo do limitu 300 tys. euro, który jedno przedsiębiorstwo może wykorzystać w dowolnym okresie trzech lat.

Porównaj terminy płatności za badania z planowanym wpływem dofinansowania. Zapewnij środki na wkład własny i na płatności przypadające przed otrzymaniem dotacji.

Firmy, z którymi pracowaliśmy przy regionalnych projektach B+R, sięgały na ten cel najczęściej po kredyt obrotowy albo po środki z bieżących przychodów. Pożyczkę preferencyjną wybierały rzadziej.

ARP nie wymaga analizy finansowej, ale w pkt 5.4 biznesplanu pokażesz Harmonogram przepływów finansowych projektu. Wpisujesz w nim planowane wydatki projektu oraz to, kiedy przyjdą zaliczki i zwroty z dotacji, a kiedy firma dołoży własne pieniądze. Spółka bez zamkniętego roku obrotowego dołącza bilans otwarcia i wyciąg z rachunku bankowego. Gdy te dokumenty nie pokazują źródła wkładu własnego, dodaj do wniosku inne dowody, choćby promesę kredytową albo umowę pożyczki. Podczas oceny ARP może też poprosić o dalsze potwierdzenia. Wymagania te ARP opisała w odpowiedziach na pytania do naboru.

Jakie koszty badań możesz uwzględnić?

Budżet badań może obejmować wynagrodzenia personelu badawczego, materiały i odczynniki oraz amortyzację aparatury i wartości niematerialnych i prawnych, takich jak licencje. Amortyzacja oznacza rozliczenie ich wartości w kosztach według zasad rachunkowości. W budżecie możesz też ująć niektóre koszty prototypu, nabycia praw, opłat licencyjnych i ochrony własności intelektualnej. Powiąż każdy wydatek z zadaniem B+R i sprawdź warunki jego rozliczenia w załączniku nr 2 do regulaminu.

Wynagrodzenie udziałowca spółki kapitałowej uwzględnisz w kosztach personelu badawczego tylko wtedy, gdy ma on mniej niż 50% udziałów w spółce składającej wniosek i w czasie projektu nie pełni w niej funkcji zarządczych ani kierowniczych.

Członek zarządu i prokurent mogą mieć wynagrodzenie w projekcie wyłącznie w kosztach pośrednich. Główny badacz trafi do kosztów bezpośrednich tylko wtedy, gdy cały czas pracy poświęca badaniom i nie wykonuje czynności zarządczych. Częsty kłopot naszych klientów to właściciel, który ma kierować firmą i zarazem prowadzić badania, choć wolnego etatu dla specjalisty nie ma. Wtedy rozdzielaliśmy role. Właściciel czuwał nad treścią prac badawczych tylko w części swojego czasu. Gdy zasiada w zarządzie albo ma prokurę, jego wynagrodzenie w FEPM 1.1 trafia wyłącznie do kosztów pośrednich. Badania przejmowali specjaliści, którzy dołączali do zespołu na etacie od drugiego miesiąca projektu. We wniosku pokazywaliśmy, co każdy z nich umie i za które prace odpowiada.

Co musisz zaplanować po zakończeniu badań?

Co przygotować przed wysłaniem wniosku?

Wnioski z załącznikami można było składać od 31 sierpnia 2026 r., od godz. 9:00, do 28 października 2026 r., do godz. 23:59, wyłącznie elektronicznie w systemie WOD2021, w naborze FEPM.01.01-IP.03-001/26. Od jednej firmy ARP rozpatrywała tylko jeden wniosek.

Do tej pory przygotowaliśmy 9 wniosków do naborów regionalnych i 5 z nich dostało dofinansowanie. Na jeden wniosek z biznesplanem potrzebujemy zwykle 7-14 dni. Czas pracy zależy od tego, z czym przychodzisz. Najbardziej skraca pracę opis zagadnienia technicznego, którego Twój zespół jeszcze nie rozwiązał, razem z pomysłem na badania. Pomaga też ustalony skład zespołu albo plan zatrudnień. Dobrze, jeśli masz już pierwsze wyceny najważniejszych materiałów i urządzeń. Bez opisu tego zagadnienia wniosek najłatwiej odpada w ocenie wykonalności.

Najczęstsze pytania o dotacje B+R w Pomorskiem