Dzisiejszy wpis będzie miał nieco inny, mam wrażenie lżejszy, charakter niż te, które zamieszczaliśmy do tej pory. Chcielibyśmy dzisiaj Państwu przybliżyć, jak wygląda współpraca z firmą pozyskującą dotacje, czyli z taką jak nasza mdotacje.pl
Postaramy się w miarę przystępny i jednocześnie szczegółowy sposób opisać, jak wygląda współpraca z naszą firmą i przekonać Państwa do ubiegania się o dotacje, które bez wątpienia przyspieszają rozwój Waszych gospodarstw i firm.
Wpis będzie opisywał współpracę z dwóch perspektyw:
- Gdy trafia do nas zupełnie nowy Klient, z którym wcześniej nie współpracowaliśmy
- Gdy współpraca dotyczy Klienta, z którym wcześniej prowadziliśmy projekt lub projekty
Te perspektywy różnią się dosyć istotnie zwłaszcza na początku prowadzenia projektu, dlatego tak ważne jest osobne ich opisanie.
Nowy Klient – opis współpracy
Każdy projekt i każda współpraca są dla nas nowym wyzwaniem.
Staramy się, by nasze usługi były świadczone jak najlepiej i by nasza obecność była jak najmniej uciążliwa dla naszych Klientów. Ilość informacji, jakie musimy zdobyć, by rzetelnie przygotować projekt może być dla niektórych osób przytłaczająca. Wypracowaliśmy jednak narzędzia, które pozwalają szybko i sprawnie zebrać niezbędne dane
A zatem, gdy trafia do nas nowy Klient zaczynamy od rozmowy.
Zazwyczaj rozmowa odbywa się w miejscu zamieszkania lub prowadzenia działalności przez naszego Klienta. Ale zdarza się, że prowadzimy projekty realizowane w różnych zakątkach Polski, wówczas osobista wizyta nie zawsze jest możliwa i ekonomicznie uzasadniona. Dlatego coraz częściej prowadzimy rozmowy online: na Zoomie, Skypie lub Microsoft Teams albo po prostu telefonicznie.
Podczas rozmowy pytamy Klienta jakie ma pomysły na inwestycje, jakie potrzeby i oczekiwania. Przedstawiamy naszą ofertę, wskazujemy w czym możemy mu pomóc i jak wesprzeć go w rozwoju swojego biznesu. Za każdym razem podkreślamy, że jesteśmy partnerami w biznesie i tak naprawdę mamy jeden wspólny cel jakim jest zdobycie dofinansowania.
Jeśli Klient chce zdobyć dofinansowanie, wskazujemy mu jakie ma szanse na jego zdobycie oraz czy wnioskowanie o dofinansowanie jest ekonomicznie uzasadnione. Jeśli wiemy, że z jakichś powodów nie ma szans na zdobycie dotacji – informujemy o tym naszych Klientów.
Nie składamy wniosków i nie podpisujemy umowy, jeśli mamy pewność, że Klient nie otrzyma wsparcia, bo np. nie otrzyma z jakiś powodów wymaganej, minimalnej liczny punktów.
Po takiej „zapoznawczej rozmowie”, która z reguły ma mniej formalny charakter, Klient podejmuje decyzję, czy chce z nami podjąć współpracę.
Jeśli Klient zdecyduje się na współpracę podpisujemy umowę.
Umowa ma na celu zabezpieczenie obu stron: Klienta i nas jako wykonawców. W umowie zawarte są prawa i obowiązki stron: my zapewniamy terminowe dostarczenie usług związanych z opracowaniem dokumentacji związanej z przyznaniem dofinansowania. Klient zobowiązuje się do dostarczenia nam w określonym terminie wymaganych dokumentów (jak np. wypisy z rejestru gruntów, czy rejestry VAT) i informacji oraz zapłaty z góry określonej kwoty za wykonane usługi.
Po podpisaniu umowy przystępujemy do działania.
Zazwyczaj na tym etapie zbieramy wszystkie potrzebne nam informacje: zbieramy wywiad na temat gospodarstwa czy firmy naszego Klienta, pytamy o wielkość gospodarstwa czy firmy, rodzaj produkcji, bariery, problemy i szanse rozwoju. Czasami prosimy o dokumenty takie jak dane księgowe, zaświadczenia z urzędu skarbowego czy geodezji, które Klient musi nam dostarczyć, bo stanowią obligatoryjny załącznik do wniosku o dofinansowanie.
Niedostarczenie takiego załącznika może skutkować odmową przyznania dotacji.
Jeśli sami możemy zdobyć pewne dokumenty jak np. oferty czy kosztorysy to służymy naszym Klientom pomocą.
Po uzyskaniu wszystkich danych przystępujemy do opracowania dokumentacji.
Jeśli wszystkie informacje i załączniki, które przekazał nam klient są kompletne, to przygotowanie dokumentacji trwa zazwyczaj około 1 tygodnia. Po tym czasie spotykamy się z Klientem i przekazujemy do podpisu dokumenty i ich kopie, które pozostają u klienta. W zależności od decyzji Klienta – albo składamy w jego imieniu wniosek w instytucji finansującej albo Klient składa dokumenty samodzielnie.
Po złożeniu wniosku o przyznanie płatności monitorujemy status wniosku w instytucji finansującej.
W razie otrzymania wezwania do złożenia uzupełnień czy wyjaśnień, przygotowujemy odpowiedź i dokumentację z wyjaśnieniami. Jesteśmy w ciągłym kontakcie z naszym Klientem, informujemy go na bieżąco o wszelkich zmianach i uzupełnieniach. Po otrzymaniu decyzji lub podpisaniu umowy, spotykamy się z Klientem by jeszcze raz podkreślić wszystkie wymagania zawarte w umowie, które musi spełnić by otrzymać dofinansowanie.
Na życzenie Klienta bierzemy czynny udział w realizacji projektu i na bieżąco weryfikujemy poprawność realizacji projektu. Po realizacji projektu przygotowujemy wniosek o płatność.
Po wypłacie dofinasowania a w okresie trwałości projektu (który zazwyczaj trwa 3-5 lat od momentu wypłaty środków), przypominamy o konieczności złożenia ankiet i sprawozdań monitorujących, które również przygotowujemy.
Jesteśmy z naszym Klientem aż do momentu wygaśnięcia wszystkich zobowiązań i zakończenia projektu.
Klient kontynuujący współpracę
Wśród naszych klientów są także tacy, którzy realizują z nami już kolejne (czasami nawet piąte albo szóste) projekty. Tutaj współpraca, zwłaszcza na samym początku, gdy decyzja o inwestycji została dopiero podjęta, przebiega nieco inaczej niż u nowych klientów.
Zawsze pierwsza czynnością z Klientem jest rozmowa i podpisanie umowy. Dzięki temu zarówno nasi klienci jak i my możemy czuć się bezpiecznie i traktować się po partnersku.
W przypadku stałych klientów pierwszy wywiad, w którym pytamy o wielkość i strukturę gospodarstwa czy firmy, przebiega szybciej i sprawniej.
Z reguły jest to po prostu uzupełnienie informacji, które już wcześniej zebraliśmy, podczas poprzednich projektów. Pytamy czy coś się zmieniło i uzupełniamy te informacje. Znamy już Klienta na tyle, że wiemy jakie ma wobec nas oczekiwania, jaki rodzaj współpracy preferuje. Po przygotowaniu dokumentacji współpraca przebiega dokładnie tak samo jak w przypadku nowych Klientów. To Klient decyduje jak szerokiego zakresu wsparcia z naszej strony potrzebuje.
My dostosowujemy się do potrzeb naszych Klientów.
W przypadku stałych klientów jesteśmy z nimi w ciągłym kontakcie. Gdy tylko pojawia się możliwość jakiegoś dofinansowania czy wsparcia informujemy ich o tym. Wiemy, że zarówno rolnicy jak i inni przedsiębiorcy często są tak pochłonięci rozwojem swoich biznesów, że nie są w stanie na bieżąco pilnować wszystkich naborów i możliwości wsparcia.
Dlaczego warto współpracować z mdotacje.pl?
- Mamy kilkunastoletnie doświadczenie w pozyskiwaniu środków z UE i programów krajowych;
- Pracowaliśmy przy projektach obejmujących zarówno inwestycje budowlane (budowa i remont budynków i budowli) jak i zakup maszyn, urządzeń, środków transportu, programów komputerowych i innych środków trwałych;
- Pracujemy na zasadzie partnerstwa – nasi Klienci są naszymi partnerami, wspólnie realizujemy cel jakim jest otrzymanie grantu, kredytu czy dofinansowania;
- Nie jesteśmy korporacją – nie stosujemy sztywnych wytycznych i procedur. Jesteśmy w stanie dostosować się do możliwości i wymagań każdego Klienta; Każdego naszego Klienta znamy osobiście, wiemy jakie ma problemy i potrzeby.
- Doskonale znamy środowisko wiejskie oraz małą, lokalną przedsiębiorczość. Wiemy z jakimi problemami i rozterkami borykają się nasi Klienci;
- Nie mamy korporacyjnej struktury przez co koszty utrzymania naszej firmy są dużo niższe niż w przypadku dużych firm. To powoduje, że jesteśmy konkurencyjni nie tylko pod względem doświadczenia, kompetencji i znajomości rynku, ale przede wszystkim pod względem ceny świadczonych usług;
- Współpraca z nami bardzo często przekształca się w długofalowe biznesowe relacje, oparte na zaufaniu, partnerstwie i wzajemnym zrozumieniu. W takich warunkach dużo lepiej rozwijają się przedsiębiorstwa zarówno naszych klientów jak i nasza firma.
Jeśli chcesz dołączyć do grona naszych Klientów, to serdecznie zapraszamy do kontaktu!
